نظام ادارة الموظفين
يعتبر نظام ادارة الموظفين أحد أهم العناصر التي تؤثر بشكل كبير على أداء المنظمة ونجاحها، حيث يعد العمود الفقري الذي يقوم بتوجيه وتطوير الموارد البشرية بطريقة مستدامة وفعالة، مما يساهم في تحقيق أهداف الشركة، يتولى هذا النظام التعامل مع مجموعة واسعة من المهام بدءًا من التوظيف والتدريب وصولًا إلى إدارة الأداء وتحفيز الموظفين، لذلك سنتعرف في هذا المقال على أهمية هذا النظام ودوره في تحقيق النجاح المؤسسي.
نظام ادارة الموظفين🔗
تعتبر الموارد البشرية العاملة في الشركات من أهم عوامل النجاح، حيث تحتاج الشركات التي تمتلك عدد كبير من الموظفين إلى قسم منفصل خاص بالموارد البشرية وذلك للاحتفاظ بالسجلات الدقيقة التي تتعلق بكافة المعلومات الخاصة بالموظفين، ولهذا السبب فقد تم ابتكار نظام ادارة الموظفين والذي يشتمل على مجموعة من الإجراءات والتكنولوجيا التطبيقية والتي يقوم موظفو الموارد البشرية باستخدامها لتتبع وإدارة بيانات الموظفين داخل الشركة، حيث تشتمل المعلومات الخاصة بالموظفين على سجلات الرواتب ، المستندات الضريبية، سجلات المزايا المخصصة مثل التأمين الصحي، حيث يتم الاحتفاظ بهذه المعلومات لتقييم الأداء الدوري لكل موظف.
مع برنامج وازن الخاص بأنظمة إدارة الموظفين يمكنك أن تقول وداعًا للأنظمة التقليدية ومرحبًا بإدارة سلسلة تعمل بكفاءة، ففي عالمنا المعاصر لم يعد الابتكار اختيارًا ولكنه أصبح ضرورة حتمية في ظل التغيرات المستمرة في سوق العمل، حيث تعتمد المؤسسات الآن على التكنولوجيا لإدارة أثمن مواردها الموظفين ويعد نظام ادارة الموظفين EMS في طليعة هذه الحلول فهو يتكامل مع أفضل أنظمة إدارة الموارد البشرية لرفع كفاءة الموظفين وزيادة الإنتاجية وضمان الامتثال لقوانين العمل عن طريق أتمتة المهام مثل تقييم الأداء وتتبع الحضور، وبالتالي يمكن تقييم أداء العاملين في إدارة الموارد البشرية وذلك من خلال تخصيص وقت لتطوير بيئة العمل وجعلها مبدعة مع تعزيز نمو الأعمال من خلال استخدام هذا النظام.
وظائف نظام إدارة الموظفين🔗
إدارة شؤون الموظفين هي عبارة عن عملية تهدف إلى إدارة العلاقات بين الشركة وموظفيها وتتضمن هذه العملية الكثير من المهام والأنشطة مثل التوظيف والتدريب وإدارة الأداء والمكافآت والعلاقات العامة وغير ذلك، حيث يهدف هذا النظام في الأساس إلى تعزيز رضا الموظفين وتحفيزهم لتحقيق أهداف المؤسسة بشكل عام، ويتولى قسم ادارة الموظفين مجموعة من المهام الحيوية والتي تعمل على تحقيق الأهداف التنظيمية والمجتمعية للشركة، كما يركز هذا القسم على التنظيم الاستراتيجي والتخطيط الفعال للموارد البشرية، بالإضافة إلى تحديد الاحتياجات وتلبيتها بشكل مستدام، ولعل من أهم الوظائف التي يقوم بها نظام ادارة الموظفين ما يلي:
- القدرة على متابعة شؤون الموظفين من أي مكان بداية من تحديد أقسام الشركة والهيكل التنظيمي وتسجيل معلومات الموظفين وأسباب تعيينهم وصولًا إلى كتابة العقود وتتبع مواعيد الانتهاء والتجديد.
- إنشاء الورديات وتعينها للعمال والموظفين مع متابعة الحضور والانصراف والسلف والطلبات وإخراج قسائم الرواتب متضمنة الخصم والإضافة.
- إدخال الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين مع إضافة صورهم الشخصية، حيث يسمح لك هذا النظام بتعريف أي حقول إضافية مثل الرقم التأميني، تاريخ تجديد الإقامة والجنسية، وكذلك تعيين نظام الإجازات والمسمى الوظيفي والعقد متضمن الراتب، كما يساعدك النظام على البحث بكل سهولة لمتابعة التغيرات التي تطرأ على بيانات الموظفين منذ بداية إنشائها.
- متابعة الحضور والانصراف والإجازات والأذونات والتأخير وذلك من خلال سحب البصمات الخاصة بالموظفين عبر جهاز البصمة أو من خلال عدة طرق أخرى، حيث يمكن حساب الإجازات والتاخيرات والعمل الإضافي بشكل يومي على مدار فترة القبض الشهرية للحصول على تقارير مفصلة.
مزايا نظام إدارة الموظفين🔗
يهدف نظام ادارة الموظفين EMS إلى تعزيز كفاءة إدارة الموارد البشرية وضمان سرعة تنفيذ العمليات المطلوبة منها وذلك بفضل أتمتة العمليات الحيوية والتي تسمح للمؤسسة بالتركيز على الأولويات، وفيما يلي بعض الميزات المهمة لهذا النظام:
تتبع الحضور وساعات العمل🔗
يتولى نظام EMS متابعة الحضور بشكل تلقائي فهو يتكامل بكل سهولة مع أنظمة الرواتب لضمان الدفع الدقيق لكل ساعة عمل، كما يعمل على التخلص من الجداول الزمنية اليدوية لتقليل احتمالية الخطأ والارتباك.
إدارة الرواتب🔗
يسهل نظام EMS من عملية إدارة الرواتب وذلك عن طريق احتساب الأجور والاستقطاعات والضرائب بشكل تلقائي مع ضمان الامتثال للقوانين الإقليمية، ومع ذلك تظل إدارة الرواتب تحديًا نظرًا لحاجتها المتناهية إلى الدقة والالتزام الصارم بالمواعيد.
إدارة الأداء🔗
يساعد EMS الشركات على تحفيز الموظفين وتحقيق أهدافهم وذلك عن طريق توفير أدوات لمتابعة أداء الموظفين مع وضع الأهداف وإجراء التقييمات الدورية.
إدارة الإجازات والغياب🔗
يعمل النظام على إدارة الإجازات والغياب بما فيها الأيام المرضية والشخصية، وكل هذا بطريقة سهلة وبسيطة، مما يسمح للموارد البشرية معرفة الموظفين الحاضرين والغايبين بكل سهولة.
أدوات تعزيز مشاركة الموظفين🔗
تتسم الكثير من منصات إدارة الموارد البشرية بوجود أدوات مدمجة تعزز من التفاعل مع الموظفين بما في ذلك برامج التقدير وقنوات التواصل السهلة والتي تهدف في النهاية إلى الحفاظ على تفاعل الموظفين وزيادة تحفيزهم.
التقارير والتحليلات🔗
يستطيع المتخصصون في الموارد البشرية الحصول على تقارير وتحليلات شاملة باستخدام EMS الأمر الذي يوفر المعلومات الأساسية لإتخاذ القرارات المدروسة اعتمادًا على الأدلة والحقائق.
فوائد استخدام نظام إدارة الموظفين🔗
يتضمن نظام إدارة الموظفين EMS على مجموعة من الميزات المتطورة التي تساعد في تقييم أداء العاملين في إدارة الموارد البشرية، إليك كيف تحقق برامج إدارة الموظفين نتائج مبتكرة وفعالة:
إدارة القوى العاملة المدعومة بإجراءات آلية🔗
تقوم برامج إدارة الموظفين بأتمتة العمليات مثل مراقبة الحضور وحساب الرواتب، الأمر الذي يوفر من وقت فرق الموارد البشرية، كما يقلل من احتمالية الأخطاء.
تحسين اتخاذ القرار والامتثال باستخدام تحليلات البيانات🔗
عن طريق استخدام أفضل حلول إدارة الموارد البشرية يضمن نظام ادارة الموظفين الامتثال من خلال جمع بيانات الموظفين بدقة، كما توفر قدرات التحليل البياني معلومات فورية لفريق الموارد البشرية مما يساعدهم على اتخاذ القرارات الصائبة ويمكنهم من التخطيط الاستراتيجي.
تعزيز التفاعل من خلال برامج تعزيز مشاركة الموظفين وتتبع الأداء🔗
تعمل برامج مراقبة الموظفين على متابعة الأداء مما يساهم في رفع كفاءة الموظفين، كما تعمل برامج تعزيز مشاركة الموظفين على رفع الروح المعنوية وذلك عن طريق استخدام مجموعة من الأدوات مثل استبيانات الملاحظات وبرامج التكريم الأمر الذي يعمل على رفع التحفيز و وزيادة الكفاءة.
التوسع والمرونة🔗
يسمح نظام إدارة الموظفين بالتكيف بشكل سريع مع المتطلبات الجديدة، سواء كانت تعيين موظفين جدد أو التوسع إلى مواقع جديدة، مما يوفر المرونة التامة لتلبية احتياجات العمل المتغيرة.
تبسيط عملية التوظيف والانضمام🔗
يسرع نظام EMS من عملية التوظيف وذلك من خلال تنظيم كافة الخطوات بداية من نشر الإعلانات الوظيفية وحتى استلام الطلبات، بالإضافة إلى أنه يساهم في أتمتة إجراءات الانضمام ليسمح للموظفين الجدد على التأقلم بشكل سريع.
وختامًا، لم يعد نظام ادارة الموظفين رفاهية ولكنه أصبح ضرورة ملحة للمؤسسات التي ترغب في تحقيق النجاح في ظل عالم الأعمال الرقمي سريع الوتيرة، حيث يعزز هذا النظام من نجاح المؤسسات من خلال تعزيز تفاعل الموظفين وتبسيط الإجراءات الإدارية.
يمكنك الاشتراك في التجربة المجانية من وازن لزيادة كفاءة الموظفين ورفع الإنتاجية بغرض تحقيق التفوق والتميز، خاصةً وأنه معتمد للمرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية في السعودية.