كيفية تحقيق الامتثال لمتطلبات نظام الفاتورة الإلكترونية؟
في السنوات الأخيرة، أصبحت الفاتورة الإلكترونية واحدة من أهم أدوات التحول الرقمي في السعودية، خاصة بعد اعتماد هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) لها كإجراء إلزامي لجميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
لكن ما الذي تعنيه الفاتورة الإلكترونية فعلًا؟ وكيف يمكن لأي منشأة، صغيرة كانت أو كبيرة، أن تبدأ تطبيقها بسهولة دون تعقيد؟
في هذا الدليل المختصر، نضع بين يديك كل ما تحتاج معرفته عن متطلبات الفاتورة الإلكترونية، خطوات التطبيق، ونصائح التوافق مع ZATCA بطريقة واضحة ومباشرة.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟🔗
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة ضريبية يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، بدلاً من إصدارها الورقي أو اليدوي. وهي تتضمن جميع متطلبات الفاتورة الضريبية العادية، ولكن مع بنية رقمية تتيح تبادلها ومعالجتها إلكترونيًا، وفق ضوابط محددة من ZATCA.
أنواع الفواتير الإلكترونية المعتمدة🔗
الفاتورة الضريبية:🔗
موجهة من منشأة إلى منشأة أخرى (B2B) أو إلى جهة حكومية، وتُستخدم لخصم ضريبة القيمة المضافة.
الفاتورة المبسطة:🔗
موجهة من منشأة إلى مستهلك نهائي (B2C)، وتُصدر غالبًا في منافذ البيع أو الخدمات.
أهداف الفوترة الإلكترونية🔗
- مكافحة التستر التجاري.
- تقليل التعاملات الورقية.
- تسهيل إجراءات الفحص الضريبي.
- تسريع تحصيل الإيرادات الضريبية.
- تعزيز التكامل مع الجهات الحكومية.
المرحلتان الرئيسيتان لتطبيق الفاتورة الإلكترونية🔗
المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والاحتفاظ)🔗
بدأت في 4 ديسمبر 2021، وتتطلب من المكلفين:
- استخدام نظام إلكتروني لإصدار الفواتير.
- عدم استخدام الفواتير المكتوبة بخط اليد أو بصيغة PDF غير قابلة للمعالجة.
- تضمين جميع الحقول الإلزامية للفاتورة الضريبية.
- حفظ نسخة إلكترونية من كل فاتورة.
المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)🔗
بدأت على دفعات تدريجية منذ 1 يناير 2023، وتشترط:
- ربط نظام إصدار الفواتير لدى المنشأة مع أنظمة هيئة الزكاة.
- إرسال الفواتير بشكل لحظي إلى منصة ZATCA.
- استخدام رقم UUID، وتوقيع إلكتروني للفواتير.
- الحصول على شهادة اعتماد النظام الإلكتروني من الهيئة.
أهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية حسب ZATCA🔗
1. المتطلبات التقنية🔗
- نظام فوترة إلكتروني (ذو قدرة على إنشاء فواتير بصيغة XML أو PDF/A-3).
- وجود توقيع إلكتروني معتمد (للفواتير B2B).
- اتصال بالإنترنت لتبادل الفواتير مع ZATCA.
- القدرة على إصدار رمز QR للفاتورة المبسطة.
2. المتطلبات التنظيمية🔗
- الحصول على الرقم الضريبي وتحديث بيانات المنشأة في البوابة الإلكترونية للهيئة.
- الالتزام بإصدار الفواتير لجميع العمليات الخاضعة للضريبة.
- الامتثال لبنود لائحة الفوترة الإلكترونية.
- الاحتفاظ بالفواتير والسجلات لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
اقرأ أيضاً: كيفية حساب الضريبة في السعودية وتقديم التقارير والإقرارات الضريبية بفعالية ودقة
خطوات تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المنشآت🔗
- تقييم الوضع الحالي
مراجعة الأنظمة المالية والمحاسبية للتحقق من توافقها مع المتطلبات.
- اختيار نظام متوافق
مثل: نظام محاسبي معتمد من الهيئة يدعم الفوترة الإلكترونية مثل: نظام وازن.
- تهيئة الموظفين
تدريب فرق المالية والمبيعات على النظام الجديد ومتطلبات الفوترة الإلكترونية.
- الحصول على شهادة اعتماد النظام
يتم ذلك من خلال التقديم عبر بوابة ZATCA للحصول على شهادة التكامل وربط النظام.
- بدء إصدار الفواتير الإلكترونية فعليًا
وتوثيقها وتخزينها حسب الضوابط.
أمثلة على الحقول الإلزامية في الفاتورة🔗
- اسم المورد ورقم السجل التجاري.
- الرقم الضريبي.
- رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار.
- نوع الفاتورة (مبسطة أو ضريبية).
- اسم العميل إن وجد.
- وصف الخدمة أو السلعة.
- الكمية والسعر والوحدة.
- ضريبة القيمة المضافة.
- إجمالي الفاتورة.
هل تغني الفاتورة الإلكترونية عن المحاسبة اليدوية؟🔗
بكل تأكيد. فالفوترة الإلكترونية تمثل خطوة نحو الأتمتة الكاملة للعمليات المالية. ودمجها مع أنظمة ERP يسهم في:
- تحسين جودة البيانات المالية.
- تقليل الأخطاء البشرية.
- تسريع العمليات المحاسبية.
- تعزيز الامتثال الضريبي.
نظام وازن والفوترة الإلكترونية🔗
يعد نظام وازن ERP أحد الحلول المعتمدة في المملكة للفوترة الإلكترونية، حيث يتيح:
- إصدار فواتير ضريبية ومبسطة بشكل مباشر.
- ربط تلقائي مع هيئة الزكاة.
- أرشفة رقمية آمنة للفواتير.
- توليد تقارير فورية لتسهيل التدقيق الضريبي.
🔗
ختاما: التحول إلى الفوترة الإلكترونية ليس مجرد التزام نظامي، بل هو فرصة لتحديث البنية المالية للمؤسسات وتحقيق الكفاءة والشفافية. ومع توالي مراحل التطبيق، فإن سرعة التكيّف مع المتطلبات التقنية والتنظيمية ستحدد مدى جاهزية المنشآت للاستفادة من المزايا المستقبلية.
اختيار النظام المناسب والاستعداد المبكر هما مفتاح النجاح، خاصة عند استخدام حلول محاسبية سحابية معتمدة توفر الربط السلس مع منصة "فاتورة" وتساعد المنشآت على الالتزام بسهولة وكفاءة يتيح أفضل نظام وازن أفضل نظام للفاتورة الإلكترونية التجربة المجانية لاستخدام تفاصيل وخدمات النظام لمدة 14 يوم مجانا للشركات والجهات والمؤسسات.
اقرأ أيضاً:
الربط والتكامل في الفاتورة الإلكترونية بالسعودية 2025
اصدار فواتير الكترونية عبر الواتس اب لتسهيل العمليات المالية وتقليل الأخطاء