نظام الفوترة الالكترونية وكيفية ضبط المدفوعات الرقمية

يعد نظام الفوترة الالكترونية واحد من أبرز المبادرات الرقمية التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية ضمن مسار التحول الرقمي الشامل الذي تسعى إليه رؤية المملكة 2030، حيث تهدف هذه المبادرة إلى نقل جميع عمليات إصدار الفواتير الورقية التقليدية إلى أنظمة إلكترونية متطورة تتيح إنشاء وإرسال وتخزين الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة بطريقة رقمية منظمة.

تسهم الفوترة الإلكترونية بشكل مباشر في تعزيز الشفافية المالية ومكافحة التستر التجاري والحد من التلاعب بالفواتير، كما تساعد على تسهيل عمليات المراجعة والمطابقة بين المنشآت والعملاء والجهات الحكومية.

نظام الفوترة الالكترونية🔗

تعتبر الفوترة الإلكترونية نقلة نوعية في عالم المحاسبة وإدارة المعاملات المالية، فهي ليست مجرد بديل رقمي للفواتير الورقية، بل نظام متكامل يعتمد على إصدار ومعالجة البيانات عبر قنوات إلكترونية موثوقة.

تعد الفاتورة الالكترونية وثيقة رقمية تحتوي على جميع تفاصيل عملية البيع أو التوريد مثل بيانات المورد والمشتري، ورقم التسجيل الضريبيوونوع السلع أو الخدمات والقيمة الإجمالية ونسبة ضريبة القيمة المضافة، وغيرها من البيانات الإلزامية.

وتُعتمد الفوترة الإلكترونية بصيغ تقنية معترف بها مثل XML أو PDF/A-3 المرفق بملف XML، ليتم إرسالها بشكل مباشر إلى نظام الهيئة من خلال الربط الإلكتروني المعتمد، مما يتيح للهيئة التحقق من صحتها ومطابقتها للمعايير الضريبية فورًا.

ويكمن الفرق الجوهري بين الفاتورة الورقية والفاتورة الإلكترونية في آلية المعالجة؛ فالأولى تعتمد على الإدخال اليدوي وتخزين الأوراق، بينما تعتمد الثانية على المعالجة الآلية المؤمنة، مما يقلل الأخطاء البشرية، وتوفير الوقت والجهد، وتنظيم السجلات بشكل رقمي أكثر دقة وسهولة في الرجوع إليها عند الحاجة.

كما أن تطبيق نظام الفوترة الالكترونية يعزز الثقة بين الجهات التجارية والعملاء، إذ يعتبر دليلاً واضحًا على التزام المنشأة بالمعايير الضريبية والشفافية التشغيلية.

أنواع الفاتورة الإلكترونية🔗

مع بدء تطبيق نظام الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية، وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تصنيفًا واضحًا لأنواع الفواتير الإلكترونية التي تختلف حسب طبيعة العملية التجارية وطبيعة المستلم، حيث يهدف هذا التصنيف إلى تنظيم حركة التعاملات التجارية وضمان الالتزام الضريبي الكامل لكل فئة من المكلفين.

وفيما يلي أنواع الفاتورة الإلكترونية المعتمدة في المملكة:

الفاتورة الضريبية🔗

تُستخدم الفاتورة الضريبية في المعاملات بين منشأتين خاضعتين لضريبة القيمة المضافة (B2B)، وهي النوع الأكثر تفصيلًا، إذ تحتوي على جميع البيانات اللازمة التي تمنح المشتري الحق في خصم ضريبة المدخلات.

ومن أهم خصائص هذا النوع:

• توجه إلى عميل خاضع للضريبة سواء كان منشأة تجارية أو جهة مسجلة لدى الهيئة.
• يجب أن تتضمن بيانات دقيقة مثل اسم ورقم تسجيل البائع والمشتري، رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار، وصف السلع أو الخدمات، الكميات، الأسعار، والقيمة الإجمالية قبل وبعد الضريبة.
• تستخدم عادةً في التوريدات بين الشركات أو في تقديم الخدمات بين المؤسسات الكبرى.
• تعتبر الفاتورة الضريبية أداة توثيقية مهمة تسهّل المحاسبة ومراجعة ضريبة القيمة المضافة بدقة.

بالإضافة إلى ذلك، فإن اعتماد الفوترة الضريبية يتيح للمؤسسات متابعة جميع العمليات التجارية من خلال لوحة تحكم رقمية تظهر التقارير والإحصائيات المالية بشكل فوري، ما يعزز كفاءة اتخاذ القرار.

الفاتورة الضريبية المبسطة🔗

تستخدم الفاتورة الضريبية المبسطة في التعاملات التي تتم بين المنشأة والمستهلك النهائي (B2C)، أي في الحالات التي لا يحتاج فيها العميل إلى استخدام الفاتورة لخصم ضريبة المدخلات.

وتتميز بأنها أقل تعقيدًا من الفاتورة الضريبية الكاملة ولكنها تظل خاضعة للمتطلبات الرقمية والضريبية ذاتها.

من أبرز خصائصها ما يلي:

• يتم توجيهها إلى مستهلك عادي غير مسجل في ضريبة القيمة المضافة.
• تتضمن بيانات أساسية مثل اسم ورقم تسجيل البائع ورقم الفاتورة وتاريخ الإصدار ووصف مختصر للسلع أو الخدمات، والمبلغ الإجمالي شامل الضريبة.
• تستخدم عادةً في منافذ البيع بالتجزئة والمطاعم والمقاهي والأسواق الإلكترونية.

تسهل هذه الفواتير عملية البيع وتوثيقها إلكترونيًا في الأنظمة المحاسبية، مما يتيح للمنشآت متابعة إيراداتها بشكل لحظي دون الحاجة للإجراءات الورقية التقليدية.

المرحلة الثانية من نظام الفوترة الالكترونية🔗

بعد نجاح المرحلة الأولى من منظومة الفوترة الإلكترونية التي أطلقت في ديسمبر 2021، بدأت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في تنفيذ المرحلة الثانية المعروفة باسم مرحلة الربط والتكامل، حيث تمثل هذه المرحلة نقلة نوعية تهدف إلى تحقيق التكامل التقني بين أنظمة الفوترة في المنشآت ومنصات الهيئة، بما يسمح بالمراقبة اللحظية لكل العمليات التجارية داخل المملكة.

تعزز هذه المرحلة من الشفافية والمساءلة وتتيح للهيئة متابعة كل فاتورة فور إصدارها، وهو ما يقلل من فرص التلاعب أو التزوير، كما تساعد المنشآت على ضبط بياناتها ومتابعة التزاماتها الضريبية بشكل أكثر دقة.

تعمل المرحلة الثانية على ربط الأنظمة التقنية للمكلفين مباشرةً مع منصة الهيئة، بحيث ترسل الفواتير بشكل آلي للتحقق منها والمصادقة عليها قبل إرسالها إلى العميل، مما يضمن سلامة كل العمليات.

أهداف المرحلة الثانية من نظام الفوترة الالكترونية🔗

تهدف المرحلة الثانية إلى تحقيق جملة من الأهداف المحورية التي تواكب التحول الرقمي الوطني، ومن أبرزها:

• تعزيز الشفافية والمصداقية: من خلال تمكين الهيئة من الاطلاع الفوري على الفواتير الصادرة.
• منع التلاعب والتزوير: بفضل آليات التحقق اللحظي والتوقيع الإلكتروني.
• رفع كفاءة التحصيل الضريبي: عبر أتمتة تحليل البيانات وتيسير إدارة الإقرارات الضريبية.
• تبسيط الإجراءات: مما يسهل على المنشآت إعداد تقاريرها الدورية دون تعقيد أو تأخير.

كما تسهم المرحلة الثانية في خلق بيئة مالية موثوقة ومتوافقة مع المعايير العالمية، مما يعزز ثقة المستثمرين ويزيد من جاذبية السوق السعودي.

طريقة تطبيق المرحلة الثانية من نظام الفوترة الالكترونية🔗

يتم تنفيذ نظام الربط والتكامل تدريجيًا على دفعات من المكلفين، حيث ترسل الهيئة إشعارات مسبقة لكل منشأة قبل ستة أشهر من تاريخ بدء الربط الفعلي.

ومن أبرز متطلبات المشاركة في هذه المرحلة ما يلي:

• استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات الهيئة الفنية.
• إصدار الفواتير بصيغ XML أو PDF/A-3 مرفق معها ملف XML.
• تفعيل خاصية التوقيع الإلكتروني لضمان صحة البيانات.
• تمكين النظام من إرسال الفواتير مباشرةً إلى منصة الهيئة للتحقق منها بشكل فوري.

وتعتبر هذه المتطلبات خطوة أساسية نحو بناء بيئة رقمية متكاملة تُدار فيها جميع العمليات المالية بمرونة وسرعة.

كيفية التسجيل في الفوترة الإلكترونية🔗

أوضحت الهيئة أن التسجيل في منظومة الفوترة الإلكترونية يتم بطريقة تلقائية دون الحاجة إلى تقديم طلبات ورقية أو نماذج تقليدية، إذ يتم إشعار كل منشأة مؤهلة بناءً على تصنيفها وحجم تعاملاتها.

أولًا: التأكد من شمول المنشأة🔗

• المرحلة الأولى: تشمل جميع المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة داخل المملكة باستثناء غير المقيمين، وهي ملزمة بتطبيق الفوترة منذ ديسمبر 2021.
• المرحلة الثانية: يتم إشراك المنشآت فيها تدريجيًا، ويتم إشعارها رسميًا عبر البريد الإلكتروني أو عبر حسابها في بوابة "زاتكا".

ثانيًا: خطوات الاستعداد والتسجيل🔗

• تسجيل الدخول: إلى موقع الهيئة الرسمي والدخول إلى بوابة المكلفين.
• التأكد من الإشعار: حيث تظهر رسالة بموعد الانضمام ونطاق الالتزام.
• اختيار نظام فوترة متوافق: مثل برنامج وازن المعتمد من الهيئة.
• تهيئة النظام الداخلي: لضمان القدرة على إصدار الفواتير بالصيغ المطلوبة وتضمين التوقيع الرقمي ورمز QR.
• الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني: من الجهات المعتمدة في المملكة لتوثيق الفواتير.
• إجراء الربط مع منصة الهيئة: باستخدام واجهات برمجية (API) مخصصة تتيح التحقق اللحظي.

ثالثًا: إصدار الفواتير إلكترونيًا🔗

بعد إتمام الربط بنجاح، تبدأ المنشأة بإصدار فواتيرها الرقمية المعتمدة، سواء كانت ضريبية أو مبسطة مع الالتزام بجميع العناصر الإلزامية مثل الرقم الضريبي والتوقيع الإلكتروني ورمز QR، بما يضمن الامتثال الكامل للائحة الهيئة.

برنامج الفوترة الإلكترونية🔗

مع توسع المملكة في تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية أصبح من الضروري اعتماد أنظمة وبرامج معتمدة تلبي المتطلبات التقنية والقانونية ،ويعد برنامج وازن أحد أبرز هذه الأنظمة المعتمدة رسميًا من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

وازن هو نظام محاسبي ومالي متكامل يستخدم لإدارة عمليات الفوترة الإلكترونية وإصدار الفواتير والإشعارات بأنواعها وفق أعلى المعايير الأمنية والتقنية، كما يتميز بسهولة الاستخدام ومرونة الواجهة ودعمه الكامل لأنواع الفواتير الضريبية والمبسطة.

ومن أبرز مميزات برنامج وازن أنه:

• معتمد من الهيئة كمزود حلول تقني مؤهل.
• يدعم إصدار الفواتير بصيغ XML وPDF/A-3 مع إمكانية التوقيع الرقمي.
• يوفر الربط اللحظي (API Integration) مع منصة الهيئة.
• يتيح توليد رمز UUID ورمز QR بشكل آلي.
• يتكامل مع باقي العمليات المحاسبية مثل المبيعات والمشتريات وضريبة القيمة المضافة.

كما يتيح وازن للمنشآت تتبع أداءها المالي وإدارة بياناتها التشغيلية من واجهة واحدة آمنة، مما يوفر الوقت والجهد ويضمن دقة البيانات.

مميزات أفضل برنامج فواتير إلكترونية من وازن🔗

يمتلك أفضل برنامج فوترة إلكترونية مجموعة من المزايا التي تجعله الحل الأمثل للمنشآت الباحثة عن الامتثال الكامل والدقة في العمل، ومن أبرز هذه المميزات:

• التوافق التام مع أنظمة الهيئة: حيث يضمن الالتزام بكل متطلبات الفوترة في مرحلتيها الأولى والثانية.
• سهولة الربط التلقائي: دون الحاجة إلى تطوير برمجي إضافي.
• واجهة استخدام سلسة: تمكن المستخدمين من إصدار الفواتير بسهولة حتى بدون خبرة محاسبية.
• دعم الأنواع المختلفة من الفواتير: سواء ضريبية أو مبسطة، أو إشعارات مدينة ودائنة.
• أمان متقدم: بفضل تقنيات التشفير والتوقيع الإلكتروني التي تضمن حماية البيانات.
• تكامل محاسبي شامل: يتيح إدارة الحسابات والمخزون والتقارير المالية في نظام واحد.

ابدأ الآن تجربتك المجانية مع وازن، أفضل نظام معتمد للمرحلة الثانية من نظام الفوترة الالكترونية، واستفد من الحلول الذكية التي تساعد مؤسستك على تحقيق الامتثال والكفاءة التشغيلية في وقت قياسي.

ختامًا يمثل نظام الفوترة الالكترونية في السعودية ركيزة أساسية في رحلة التحول الرقمي الوطني، إذ يجمع بين التطور التقني والالتزام التشريعي في إطار موحد يخدم مصلحة الدولة والمنشآت والأفراد على حد سواء، ومن خلال تطبيقها على مرحلتين، استطاعت الهيئة رفع كفاءة التحصيل الضريبي وتقليل حالات التستر التجاري، بالإضافة إلى تبسيط العمليات المحاسبية والارتقاء بجودة الخدمات المالية.

الأسئلة الشائعة حول نظام الفوترة الالكترونية🔗

من هم الخاضعين للفاتورة الإلكترونية؟

الخاضعون للفاتورة الإلكترونية هم جميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة داخل السعودية، سواء كانوا أفرادًا أو منشآت تجارية. وتشمل أيضًا أي جهة تصدر فواتير ضريبية لبيع سلع أو تقديم خدمات داخل المملكة باستثناء المنشآت غير المسجلة في ضريبة القيمة المضافة.

كيف يمكنني استخدام نظام الفوترة؟

يمكنك استخدام نظام الفوترة الإلكترونية من خلال التسجيل في منصة الهيئة الزكوية والضريبية، ثم ربط نظامك المحاسبي أو برنامج الفواتير المعتمد مع النظام الإلكتروني، وبعد ذلك يتم إصدار الفواتير بشكل رقمي يحتوي على رمز QR وتوقيع إلكتروني، مما يسهل عملية المراجعة والتوثيق.

كم تكلفة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟

التسجيل في الفاتورة الإلكترونية لا يتطلب رسومًا من الهيئة نفسها، فهو مجاني، ولكن قد تتحمل المنشأة تكلفة الاشتراك في أحد أنظمة الفوترة أو البرامج المحاسبية المعتمدة، والتي تختلف حسب مزود الخدمة والمزايا التي يقدمها النظام.