كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية

كيفية التقديم على الفاتورة الإلكترونية في السعودية أصبح من المواضيع المهمة التي تشغل اهتمام أصحاب المنشآت ورواد الأعمال، خاصةً مع توجه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نحو التحول الرقمي الكامل في العمليات المحاسبية، فإصدار الفواتير إلكترونيًا لا يقتصر على الالتزام بالأنظمة فحسب، بل يساعد أيضًا في تسهيل الإجراءات وتحسين دقة البيانات وتقليل الأخطاء اليدوية، ولكن تبدأ عملية التقديم بخطوات بسيطة تشمل التسجيل في منصة الهيئة واختيار نظام إلكتروني معتمد ثم تفعيل إصدار الفواتير الرقمية بما يتوافق مع متطلبات المرحلة الثانية من النظام.

ما هي الفوترة الإلكترونية؟🔗

قبل التطرق إلى كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية في المملكة، يجب تعريف مصطلح الفوترة، فهو عبارة عن نظام رقمي حديث يهدف إلى استبدال التعاملات الورقية في الفواتير ووثائق الخصم والإشعارات الائتمانية بعمليات إلكترونية منظمة ومؤتمتة بالكامل. يقوم هذا النظام على تبادل البيانات بين البائع والمشتري بصيغة رقمية قياسية، مما يسهل قراءتها ومعالجتها دون الحاجة للتدخل اليدوي.

وتعتبر هذه الخطوة من أهم مراحل التحول الرقمي التي تسهم في تحسين كفاءة الأعمال وتسهيل عمليات المراجعة والمطابقة المالية وتسريع استقبال الفواتير ومعالجتها داخل أنظمة المحاسبة.

يعتبر نظام وازن للفواتير الإلكترونية أحد أبرز الحلول السحابية التي تسهل تنفيذ هذه العملية، حيث يتيح للمستخدم إصدار فواتير إلكترونية من أي مكان وفي أي وقت، خاصةً وأنه يوفر إمكانية تصميم الفاتورة حسب هوية النشاط التجاري، وتحويل عروض الأسعار إلى فواتير بمجرد الموافقة عليها، مع دعم خيارات الدفع الجزئي أو بالتقسيط.

كما يمنحك تحكمًا كاملاً في صلاحيات المستخدمين داخل النظام، ويقدم تقارير دقيقة تساعدك على تتبع عمليات البيع ومراقبة الإيرادات بشكل منظم وسهل، وذلك لأنه معتمد للمرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية في السعودية.

كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية🔗

لإصدار فاتورة إلكترونية متكاملة ومتوافقة مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يمكن اتباع الخطوات التالية:

اختيار النظام المحاسبي المناسب🔗

ابدأ بتحديد برنامج محاسبة إلكتروني موثوق يتوافق مع لوائح الهيئة، إذ يجب أن يتيح لك البرنامج إنشاء فواتير إلكترونية وفقًا للمعايير المحددة، مع توفير إمكانيات متنوعة لإدارة بيانات العملاء والمبيعات.

ومن بين البرامج المعتمدة والموصى بها، يأتي وازن كخيار مميز لتكامله مع متطلبات النظام الضريبي السعودي وسهولة استخدامه في مختلف أنواع الأنشطة التجارية.

إنشاء الكود ورقم الفاتورة🔗

تتضمن الفاتورة الإلكترونية رمز استجابة سريع (QR Code) يحتوي على معلومات تعريفية تستخدم للتحقق من صحة الفاتورة، كما يمنح النظام رقمًا تسلسليًا فريدًا لكل فاتورة بشكل تلقائي لضمان تنظيم عملية التوثيق وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.

إدخال بيانات الفاتورة🔗

يتم في هذه المرحلة إدخال جميع التفاصيل الأساسية مثل بيانات البائع والمشتري وتاريخ العملية وقائمة الأصناف أو الخدمات المقدمة والمبالغ المستحقة ونسبة الضريبة وأي خصومات أو ملاحظات إضافية. .

مراجعة الفاتورة وإرسالها🔗

قبل الإرسال، ينصح بمراجعة كافة التفاصيل للتأكد من خلوها من الأخطاء ثم يمكن إرسال الفاتورة مباشرةً عبر النظام إلى البريد الإلكتروني للعميل، أو حفظها بصيغة PDF وإرسالها يدويًا، كما يمكن طباعتها عند الحاجة دون فقدان البيانات الرقمية الخاصة بها.

متابعة المدفوعات🔗

استكمالًا للحديث عن كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية، فمن خلال نظام الفوترة الإلكترونية، يمكنك مراقبة حالة الفواتير ومعرفة الفواتير المدفوعة والمتأخرة بسهولة، كما يمكن للبرنامج إرسال إشعارات تلقائية لتذكير العملاء بالمواعيد المستحقة للسداد.

حفظ وأرشفة الفواتير🔗

تحفظ جميع الفواتير الصادرة إلكترونيًا في النظام بشكل آمن ومنظم، مما يسهل الرجوع إليها في أي وقت، حيث تتيح أنظمة التخزين السحابي مثل وازن استرجاع الفواتير عند الحاجة دون القلق من ضياعها بسبب أعطال أو فقد البيانات.

شروط إنشاء الفاتورة الإلكترونية وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك🔗

لضمان التزام الفاتورة الإلكترونية باللوائح الرسمية، يجب مراعاة مجموعة من الشروط والمعايير، من أبرزها ما يلي:

• الإصدار الإلكتروني الكامل: يجب أن يتم إنشاء الفاتورة عبر وسيلة إلكترونية معتمدة، وليس يدويًا.
• صيغة الفاتورة: لا تفرض الهيئة شكلًا محددًا للفاتورة، ويسمح بتخصيصها وفق طبيعة النشاط التجاري.
• رمز الاستجابة السريع: يجب أن تحتوي الفاتورة على رمز QR منشأ وفقًا للمعايير المعتمدة من الهيئة لسهولة التحقق من صحتها.
• أرشفة الفواتير: عند إتباع كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية السعودية يجب حفظ الفواتير وفق ضوابط ضريبة القيمة المضافة في المملكة، وإمكانية الرجوع إليها عند الطلب.
• الحقول الإلزامية: ينبغي أن تشمل الفاتورة الإلكترونية السعودية جميع البيانات المطلوبة في المرحلة الأولى من تطبيق النظام، مع الالتزام بالحقول الإضافية في المرحلة الثانية.
• الربط الإلكتروني بالهيئة: لا يجوز استخدام أي نظام فوترة غير متصل إلكترونيًا بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• توافق النظام المحاسبي: يجب التأكد من أن البرنامج المستخدم مدرج ضمن الأنظمة المعتمدة من الهيئة للمرحلة الثانية مثل برنامج وازن.
• منع حذف الفواتير: لا يسمح بحذف أي فاتورة إلكترونية بعد إصدارها، ويجب الاحتفاظ بها لأغراض المراجعة القانونية والمحاسبية.

وبالتالي كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية يعتمد على نظام رقمي موثوق يضمن الامتثال للأنظمة الضريبية السعودية، ويبسط عمليات البيع والمحاسبة داخل المنشآت. كما أن استخدام برامج معتمدة مثل وازن يمنحك المرونة والأمان، ويساعدك على إدارة عملياتك المالية بكفاءة عالية وامتثال كامل لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

ما هي المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها الفاتورة الإلكترونية السعودية؟🔗

تعد الفاتورة الإلكترونية وثيقة محاسبية رسمية تصدر لتوثيق المعاملات التجارية بين البائع والمشتري، حيث تخضع لمجموعة من الضوابط التي تفرضها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية لضمان دقتها ومطابقتها للمعايير النظامية ولكي تكون كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية صحيحة ومعتمدة، يجب أن تتضمن مجموعة من العناصر الأساسية التي توضح تفاصيل العملية التجارية بوضوح واحترافية.

فيما يلي أبرز المعلومات التي يجب أن تتضمنها الفاتورة الإلكترونية في المملكة:

1. الهوية والعلامة التجارية🔗

ينبغي أن تعكس الفاتورة هوية النشاط التجاري من خلال تضمين الشعار الرسمي للمنشأة وألوانها وخطوطها المميزة، بحيث يظهر طابعها المهني والعلامة التي تعرف بها في السوق، حيث يمنح هذا العنصر الفاتورة مظهرًا متناسقًا ويؤكد مصداقية الجهة المصدرة لها.

2. عنوان الفاتورة🔗

يجب كتابة عبارة فاتورة إلكترونية بشكل واضح في أعلى المستند حتى يمكن تمييزها بسهولة عن بقية الوثائق أو الإيصالات المالية الأخرى.

3. رمز الاستجابة السريعة (QR Code)🔗

يعد الباركود أحد أهم العناصر الإلزامية في الفواتير الإلكترونية، ويستخدم هذا الرمز للتحقق من صحة الفاتورة ومطابقتها للبيانات الرسمية، حيث يحتوي على بيانات أساسية مثل:

• اسم البائع.
• رقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
• تاريخ ووقت إصدار الفاتورة.
• إجمالي الضريبة.
• المبلغ الكلي شاملاً الضريبة.

4. بيانات البائع أو المنشأة🔗

تتضمن هذه الفقرة معلومات الجهة المصدرة للفاتورة مثل اسم المنشأة وعنوانها ووسائل الاتصال ورقم السجل التجاري، حيث تسهل هذه التفاصيل عملية التواصل والتحقق من هوية البائع.

5. التواريخ الأساسية في الفاتورة🔗

يجب أن تشمل الفاتورة تاريخين مهمين هما:

• تاريخ التوريد: وهو اليوم الذي تم فيه تقديم الخدمة أو تسليم السلعة.
• تاريخ الإصدار: وهو اليوم الذي تم فيه إنشاء الفاتورة رسميًا عبر النظام.

6. تفاصيل السلع أو الخدمات🔗

يفترض أن تحتوي الفاتورة على قائمة واضحة توضح أسماء المنتجات أو الخدمات المقدمة مع تحديد الكمية وسعر الوحدة، والإجمالي قبل الضريبة وبعدها، فكلما كانت البيانات مفصلة أكثر، زادت شفافية التعامل.

7. الرقم الضريبي (رقم ضريبة القيمة المضافة)🔗

وهو رقم مكون من 15 خانة يمنحه النظام الضريبي السعودي لكل منشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، ويعتبر هذا الرقم ضروريًا لتوثيق التعاملات المالية والتأكد من تسجيل المنشأة بشكل رسمي لدى الهيئة.

8. الرقم التسلسلي للفاتورة🔗

كل فاتورة يجب أن تحمل رقمًا تسلسليًا فريدًا، بحيث يسهل تتبعها ضمن السجلات المحاسبية، ويضمن تسلسل منطقي للفواتير الصادرة دون تكرار أو فقدان، وهذه من أهم المعلومات التي يجب توافرها عند كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية في السعودية.

9. الخصومات والعروض النقدية🔗

عند وجود أي خصومات أو عروض سعرية، يجب توضيحها ضمن بنود الفاتورة مع ذكر نسبتها أو قيمتها الدقيقة، حيث يظهر هذا الإجراء شفافية التسعير ويساعد العميل على معرفة المبلغ الحقيقي بعد الخصم.

10. المبالغ المستحقة على العميل🔗

ينبغي مراجعة القيم النهائية بعناية قبل إرسال الفاتورة بما في ذلك الضرائب والخصومات لتفادي الأخطاء الحسابية أو الاختلافات التي قد تؤثر على العلاقة التجارية.

11. معلومات الدفع ووسائله🔗

جزء أساسي من الفاتورة هو توضيح طريقة الدفع المعتمدة مثل التحويل البنكي أو الدفع الإلكتروني، ففي حال استخدام بوابات دفع رقمية مثل PayPal أو Stripe، يفضل إدراج رابط مباشر لإتمام العملية بسهولة، إلى جانب تحديد مهلة السداد وشروطه.

كيفية التقديم على الفاتورة الإلكترونية في السعودية أصبحت خطوة أساسية لكل منشأة تسعى للالتزام بالأنظمة الحديثة وتنظيم عملياتها المحاسبية بكفاءة لأنها ليست مجرد إجراء نظامي، بل تحول رقمي يسهم في رفع مستوى الشفافية والدقة في إدارة المعاملات المالية، ومن خلال اختيار برنامج محاسبي معتمد وربط النظام بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك مثل برنامج وازن يمكن لأي صاحب نشاط إصدار فواتيره بسهولة وبشكل آمن.

الأسئلة الشائعة حول كيفية التقديم على الفاتورة الالكترونية

هل الفاتورة الإلكترونية إلزامية في السعودية؟

نعم، الفاتورة الإلكترونية إلزامية لجميع المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة داخل المملكة، حيث ألزمت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك جميع المكلفين بإصدار فواتير إلكترونية وفق مراحل محددة لضمان التزامهم بالأنظمة الضريبية.

ما هو نظام الفوترة السعودي؟

هو نظام رقمي وضعته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتحويل عملية إصدار الفواتير الورقية إلى إلكترونية بالكامل، بهدف تسهيل إدارة الفواتير، وضمان الشفافية، ومكافحة التستر والتهرب الضريبي.

ما هي شروط الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

من أهم الشروط أن تصدر الفاتورة عبر نظام إلكتروني معتمد، وأن تحتوي على رمز QR، والرقم الضريبي، والبيانات الأساسية للبائع والمشتري، مع حفظها إلكترونيًا وربط النظام بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

من هم الخاضعون للفاتورة الإلكترونية؟

يشمل النظام جميع المكلفين بضريبة القيمة المضافة داخل السعودية، سواء كانوا منشآت أو أفرادًا يزاولون أنشطة تجارية خاضعة للضريبة، إضافةً إلى أي طرف يصدر فواتير ضريبية نيابة عنهم.