ما هي التسوية البنكية وكيف تطابق عملياتك؟
هل تساءلت يومًا لماذا لا تعكس تقارير القوائم المالية خاصتك مثل المبلغ المالي في الحساب البنكي لشركتك التجارية؟ هل تعرف كيف يُمكن حل ذلك؟ إنّ التسوية البنكية هي الحل الأمثل لضمان دقة الأرقام الموجودة في تقارير القوائم المالية والتقارير الضريبية؛ إذ يُعد إجراؤها خطوة أساسية تحتاج لها كافة الأنشطة التجارية، لكن أولًا دعنا نوضح لك ما هي التسوية البنكية وما أهميتها.
ما هي التسوية البنكية؟
التسوية البنكية هي عملية مقارنة تتم بين الرصيد في السجلات المحاسبية والرصيد في الحساب البنكي لأي نشاط تجاري خلال فترة زمنية محددة، سواء كانت شهر أو ربع سنة أو سنة، ثم يتم إجراء التعديلات المطلوبة لجعل الرصيدين متطابقين، مع ضمان دقة التقارير المالية في النشاط التجاري بشكل دوري.
لكن جدير بالمعرفة أن هناك بضع أسباب تتطلب عمل التسوية البنكية؛ حيث تسبب عدم تطابق كشف حساب البنك للنشاط التجاري أو الشركة والسجلات المحاسبية الخاصة بها، وهي المؤدية بشكل مباشر إلى عمل التسوية البنكية، ومن أبرزها:
- رسوم الصراف الآلي أو رسوم الاستقطاع لبطاقات فيزا أو ماستر كارد أو مدى التي يتم خصمها من حسابات صاحب العمل.
- الشيكات أو الحوالات التي تم تسجيلها في الحساب البنكي، لكن لم تُسجل في السجلات كقيود محاسبية يدوية.
- المبالغ المالية التي تم استلامها أو صرفها دون تسجيلها في كشف الحساب البنكي، سواء كانت نقود أو شيكات، وتُعرف باسم "العمليات غير المسجلة".
رسوم الصراف الآلي أو رسوم الاستقطاع لبطاقات فيزا أو ماستر كارد أو مدى التي يتم خصمها من حسابات صاحب العمل.الشيكات أو الحوالات التي تم تسجيلها في الحساب البنكي، لكن لم تُسجل في السجلات كقيود محاسبية يدوية.المبالغ المالية التي تم استلامها أو صرفها دون تسجيلها في كشف الحساب البنكي، سواء كانت نقود أو شيكات، وتُعرف باسم "العمليات غير المسجلة".
الفرق بين كشف الحساب البنكي والسجلات المحاسبية للشركة
أحيانًا يختلط الأمر على المبتدئين بشأن مفهوم كشف الحساب البنكي والسجلات المحاسبية للشركة، لذا جدير بالمعرفة أن وازن قد حرص على توضيح الفرق بينهما، وهو ما جاء على النحو الآتي:
- كشف الحساب البنكي: يكون على هيئة مستند يتضمن كافة المعاملات البنكية لتاجر التجزئة، والتي تمت منذ إصدار الكشف السابق إلى وقت إصدار الكشف الحالي، مثل مبيعات العملاء ومدفوعات الفواتير.
- السجلات المحاسبية: تتضمن كافة العمليات المالية والمعاملات التي تمت في النشاط التجاري وتم تسجيلها في دفتر الأستاذ، مثل المبالغ المالية المستلمة، المدفوعات، والتحويلات خلال فترة زمنية ما.
كشف الحساب البنكي: يكون على هيئة مستند يتضمن كافة المعاملات البنكية لتاجر التجزئة، والتي تمت منذ إصدار الكشف السابق إلى وقت إصدار الكشف الحالي، مثل مبيعات العملاء ومدفوعات الفواتير.السجلات المحاسبية: تتضمن كافة العمليات المالية والمعاملات التي تمت في النشاط التجاري وتم تسجيلها في دفتر الأستاذ، مثل المبالغ المالية المستلمة، المدفوعات، والتحويلات خلال فترة زمنية ما.
لماذا يحتاج تجار التجزئة التسوية البنكية؟
قُلنا سابقًا أن التسوية البنكية إجراء مهم لأي نشاط تجاري، لكن لماذا يحتاج تجار التجزئة بشكلٍ خاص إجراء التسوية البنكية بين فترات زمنية منتظمة ومحددة مسبقًا؟ يحدث ذلك لضمان دقة التقارير والقوائم المالية، مثل قائمة الدخل، وغيرها الكثير من القوائم المتعلقة بالأنشطة التجارية، إضافةً إلى بضعة أسباب تبيّن ضرورة إجراؤها، وهي:
الكشف عن عمليات التلاعب أو الأخطاء
من المحتمل أن يتعرض تجار التجزئة لموقف عدم تطابق أرصدتهم بسبب حدوث عملية احتيال، أو أخطاء يدوية غير مقصودة، وفي كلتا الحالتين يجب إجراء التسوية البنكية لتحديد مصدر كافة العمليات المالية وسبب إجراؤها.
الدقة في التقارير المالية والضريبية
وفقًا لقانون العمل يُطالب تجار التجزئة بتسليم تقرير ضريبي كل شهر أو كل 4 أشهر إذا زاد حجم مبيعاتهم عن مبلغ معين، وهنا تكمن ضرورة إجراء التسوية البنكية؛ للتأكد من صحة الأرقام في التقارير، وتجنب أي عقوبات أو مخالفات من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
الرغبة في الاستثمار أو التوسع
إذا أردت توسيع نطاق خدمات شركتك أو أعمالك التجارية، أو إطلاق الاستثمارات، يجب أن تعرف ما هي التسوية البنكية أولًا؛ إذ يتطلب الأمر معرفة الرصيد المتوفر لتحديد قدرتك على الاستثمار قبل البدء، والتأكد من وجود رصيد كافي، سواء كان بهدف البحث، تطوير التكنولوجيا، أو الاستثمار في التسويق.
كيف تطابق عملياتك في نظام وازن؟
بعد أن علمت ما هي التسوية البنكية وما أهميتها، حتمًا أدركت أن إجراؤها بالطريقة التقليدية سيستغرق الكثير من الوقت، كما أن الإدخالات اليدوية ستجعل الأرقام المالية أكثر عرضة للخطأ، لذا حرص برنامج وازن على تقديم هذه الخدمة لمُستخدميه، بل وسهل إجراؤها على مستخدميها أيضًا، وذلك من خلال ما يلي:
- حتى لو لم يكُن لديك قدر من الخبرة المحاسبية، يُمكنك إجراء مهمة التسوية البنكية في وازن، من خلال رفع كشف حسابك البنكي لفترة محددة من الوقت، ليُظهر لك وازن كلًا من كشف حسابك البنكي والمعاملات المسجلة بشكل منظم، يتيح لك مطابقتها بضغطة زر.
- يعرض لك وازن مقترحات لعمليات متشابهة من الحساب البنكي الخاص بنشاطك التجاري أو شركتك والسجلات المحاسبية لها، لذا ما يكون عليك سوى تأكيد المطابقة بين العمليتين، وهو ما يوفر عليك الكثير من التكاليف والوقت المستغرق في أداء التسوية البنكية بأي طريقة أخرى.
- لن يسمح لك وازن بتأكيد أي طلب مطابقة بين حسابيّ البنك والسجلات المحاسبية إلا بعد التأكد من تساوي المبلغ الموجود في كلٍ منهما، وهو ما يمنع وقوع الأخطاء أو ارتكابها دون إدراك ذلك؛ حيث تتم المهمة من خلال الأتمتة العملية.
حتى لو لم يكُن لديك قدر من الخبرة المحاسبية، يُمكنك إجراء مهمة التسوية البنكية في وازن، من خلال رفع كشف حسابك البنكي لفترة محددة من الوقت، ليُظهر لك وازن كلًا من كشف حسابك البنكي والمعاملات المسجلة بشكل منظم، يتيح لك مطابقتها بضغطة زر.يعرض لك وازن مقترحات لعمليات متشابهة من الحساب البنكي الخاص بنشاطك التجاري أو شركتك والسجلات المحاسبية لها، لذا ما يكون عليك سوى تأكيد المطابقة بين العمليتين، وهو ما يوفر عليك الكثير من التكاليف والوقت المستغرق في أداء التسوية البنكية بأي طريقة أخرى.لن يسمح لك وازن بتأكيد أي طلب مطابقة بين حسابيّ البنك والسجلات المحاسبية إلا بعد التأكد من تساوي المبلغ الموجود في كلٍ منهما، وهو ما يمنع وقوع الأخطاء أو ارتكابها دون إدراك ذلك؛ حيث تتم المهمة من خلال الأتمتة العملية.
نصائح هامة قبل إعداد التسوية البنكية
قد يبدو لك أن إعداد التسوية البنكية لا يُشكل أي صعوبة، ورُغم ذلك هناك بضعة نصائح يجب أن تضعها في الاعتبار لتسهيل الإجراء وإتمامه بشكل صحيح، وهي المتمثلة فيما يلي:
- استخدام برامج محاسبية: إنّ استخدام البرنامج المحاسبي سيوفر عليك الكثير من الجهد والوقت المستغرق في إدارة معاملاتك المالية وتتبعها، كما يسهل عملية المطابقة ويجعلها مختصرة في خطوات بسيطة، ولن تجد أفضل من برنامج وازن بالتأكيد.
- توثيق تفاصيل المعاملات: من الضروري أن تثبت كل ما يخص معاملاتك المالية بدليل محدد، لذا قُم بتوثيق أي تفاصيل إضافية، مثل أرقام الحسابات، أسباب التحويل أو السحب، التواريخ، أو سندات القبض.
- تحديث السجلات المحاسبية: يجب أن تكون سجلاتك المحاسبية مُحدثة بشكل مستمر؛ لكي تتمكن من رصد أي أخطاء تمت، وتصحيحها بسرعة فور حدوثها، مما يُسهل عليك مطابقة الرصيد مع حساباتك البنكية بشكل أسهل.
- استخدام حساب بنكي خاص: احرص على استخدام حساب بنكي خاص بنشاطك التجاري عند إعداد التسوية؛ تجنبًا للخلط عن طريق الخطأ بين العمليات المالية الشخصية والعمليات المالية التي تخص النشاط التجاري أو الشركة.
استخدام برامج محاسبية: إنّ استخدام البرنامج المحاسبي سيوفر عليك الكثير من الجهد والوقت المستغرق في إدارة معاملاتك المالية وتتبعها، كما يسهل عملية المطابقة ويجعلها مختصرة في خطوات بسيطة، ولن تجد أفضل من برنامج وازن بالتأكيد.توثيق تفاصيل المعاملات: من الضروري أن تثبت كل ما يخص معاملاتك المالية بدليل محدد، لذا قُم بتوثيق أي تفاصيل إضافية، مثل أرقام الحسابات، أسباب التحويل أو السحب، التواريخ، أو سندات القبض.تحديث السجلات المحاسبية: يجب أن تكون سجلاتك المحاسبية مُحدثة بشكل مستمر؛ لكي تتمكن من رصد أي أخطاء تمت، وتصحيحها بسرعة فور حدوثها، مما يُسهل عليك مطابقة الرصيد مع حساباتك البنكية بشكل أسهل.استخدام حساب بنكي خاص: احرص على استخدام حساب بنكي خاص بنشاطك التجاري عند إعداد التسوية؛ تجنبًا للخلط عن طريق الخطأ بين العمليات المالية الشخصية والعمليات المالية التي تخص النشاط التجاري أو الشركة.
بعد أن وضحنا لك ما هي التسوية البنكية، عرفناك أيضًا على دور وازن في تطابق عملياتك بشكل سلِس، لذا يُمكنك الآن بدء تجربتك في إدارة أعمالك من خلال نظام وازن، والذي يقدم لك كل ما يتعلق بشئون شركتك المالية، مثل إجراء التسوية البنكية الذي يتم بقدرٍ كبير من الدقة والسرعة في آنٍ واحد.