ما هو مسير الرواتب؟ وما أهميته في الشركات السعودية؟
ما هو مسير الرواتب؟ تعتبر مسيرات الرواتب من أهم الوثائق في إدارة الموارد البشرية، حيث تضمن الشفافية والدقة في صرف الأجور، كما تضمن الامتثال للأنظمة والقوانين، فنجد أن عملية إعداد رواتب الموظفين شهريًا هي عملية مجهدة تحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد والدقة في القيام بها وقد ينتج عنها أخطاء إذا تمت بشكل يدوي، لذلك سنتعرف في هذا المقال على ما هو مسير الرواتب وما أهميته تنظيم عملية توزيع الأجور الشهرية، يمكنك أن تتابع معنا.
ما هو مسير الرواتب🔗
يمكن تعريف مسير رواتب على أنه جدول يتضمن كافة المعلومات الخاصة برواتب الموظفين، وتشمل عملية إنشاء المسير إعداد وصرف رواتب الموظفين بصفة دورية، حيث يشمل حساب الرواتب الشهرية لكل موظف بما فيها الحوافز والاستقطاعات مثل المكافآت والسلف والتأمينات والضرائب والخصومات.
ويتم تنفيذ عمليات التدقيق والمراجعة لضمان دقة البيانات المالية، وكذلك لضمان حساب راتب كل موظف بشكل دقيق وبدون ارتكاب أي أخطاء بهدف الحفاظ على حقوق الموظفين والشركة على حد سواء، ويمكنك استخدام مسير الرواتب المؤتمت من وازن والذي يضمن لك الدقة والشفافية في إعداد رواتب الموظفين، ولا يقف وازن عند هذا الحد بل تمتد خدماته لتشمل جميع القطاعات.
فهناك نظام وازن لإدارة المدارس والذي يقوم بتبسيط المهام الإدارية والمحاسبية بداية من القبول والتسجيل حتى كشوف الحسابات والفوترة وذلك بهدف الحفاظ على قاعدة بيانات مركزية موحدة للمساعدة في تنظيم حسابات الطلاب، بالإضافة إلى ذلك فهو يقدم خدماته لإدارة قطاع العقارات عن طريق إيجاد حلول مستدامة لنجاح المشروع العقاري وإدارة الأموال والتكاليف بكل سهولة مع تبسيط وأتمتة عمليات المحاسبة والتقارير وكل هذا لتلبية احتياجات شركتك العقارية.
أهمية مسير الرواتب🔗
في إطار الحديث عن ما هو مسير الرواتب، نجد أن مسير الرواتب جزءًا أساسيًا وحيويًا من عمليات إدارة الموارد البشرية في المؤسسات والشركات وذلك لتحقيق رضا الموظفين وتعزيز الكفاءة التنظيمية لضمان وجود بيئة عمل إيجابية وصحية، حيث تظهر أهميته فيما يلي:
ضمان دقة صرف الرواتب🔗
يساعد على ضمان الدقة التامة في حساب الرواتب وما يتضمنه من مكافآت وخصومات الأمر الذي يضمن صرف الرواتب بدون أي خطأ في الحسابات.
تحقيق الامتثال القانوني🔗
تعمل مسيرات الرواتب على الالتزام بالضوابط لضمان الامتثال وتفادي المشاكل القانونية، كما أنها تساعد على الامتثال الضريبي عن طريق حساب ودفع الضرائب المفروضة على الرواتب مثل ضريبة الدخل.
توثيق بيانات الموظفين🔗
يوضح مسير الرواتب طبيعة عمل الموظف وتفاصيل راتبه ومستحقاته، مما يساعد الشركة على توثيق بيانات الموظفين وامتلاك معلومات واضحة عن كل موظف.
تحفيز الموظفين🔗
يساعد مسير الرواتب على تسليم الموظفين الرواتب في الوقت المحدد والمناسب الأمر الذي يساعد على تعزيز شعور الموظفين بالثقة والاستقرار مما يساهم في تعزيز التواصل معهم وتحفيزهم على العمل بفاعلية وجدية.
محتويات نموذج مسير الرواتب في السعودية🔗
تعتبر مسيرات الرواتب وثيقة مهمة تبين تفاصيل أجر الموظف وتتضمن معلومات شاملة تضمن الشفافية والامتثال للوائح والقوانين في المملكة العربية السعودية، لذلك لابد وأن يتضمن مسير الرواتب المكونات التالية:
- المعلومات الشخصية للموظف مثل اسمه ورقمه الوطني.
- بيانات العمل مثل المسمى الوظيفي والقسم وتاريخ التوظيف.
- تاريخ الفترة الزمنية التي يشملها الدفع سواء كانت أسبوعية أو شهرية.
- معدل الأجور سواء كان الأجر المقطوع قبل التعويضات أو معدل الأجور بالساعة أو اليوم.
- ساعات وأيام العمل والغياب والإجازات الغير مدفوعة.
- الأجور الإضافية مثل الحوافز والتعويضات.
- الراتب الإجمالي.
- الحسوم مثل الضرائب والتأمينات، على أن يتم وضع النسبة المئوية لها ومبلغها بعد حسابها.
- صافي الراتب.
- إشعار الدفع أو التحويل مع ترك مكان لتوقيع الموظف فور استلام الراتب.
ما هي أفضل الممارسات المتبعة في تجهيز مسيرات الراتب🔗
بعد التعرف على ما هو مسير الرواتب، تستطيع المؤسسات والشركات تحقيق الدقة والكفاءة في إعداد كشوف مسيرات الراتب وذلك عن طريق اتباع الممارسات التالية.
- استخدام برامج متخصصة في مسير الرواتب تؤتمت العمليات وتقلل الأخطاء ومن بينها برنامج وازن لمسير الرواتب والذي يعتبر برنامج مؤتمت بالكامل بدون أي إجراء يدوي أو عمل ورقي.
- عمل تحديثات دورية لبيانات الموظفين بما في ذلك تغييرات الرواتب والحسوم وأي تفاصيل أخرى قد تؤثر على حساب الراتب.
- إجراء التعديلات المطلوبة عند حدوث أي تغيير في القوانين واللوائح المرتبطة بالعمل والضرائب لضمان الامتثال التام.
- المراجعة والتدقيق للإشعارات التي يقدمها النظام والبيانات المدخلة فيه لاكتشاف الأخطاء والعمل على تصحيحها.
- حماية بيانات الموظفين لضمان أمن وسرية المعلومات المتعلقة بهم.
- الحفاظ على شفافية العمليات عن طريق إبلاغ الموظفين بأي تغير في حساب الأجور وذكر ذلك في كشف الراتب.
- عمل مسيرات الرواتب في الوقت المحدد وصرف الرواتب في المواعيد المقررة.
- التأكد من مدى كفاءة الموظفين المسئولين عن إدارة مسير الرواتب مع تدريبهم بانتظام لرفع أدائهم.
- ربط مسير الرواتب بالنظم الأخرى مثل نظام الحضور والانصراف، واستخراج تقارير مفيدة من بيانات مسير الرواتب.
كيفية إعداد مسير الرواتب🔗
تمر عملية إعداد مسير رواتب الموظفين بأكثر من مرحلة لتحصل في النهاية على مستندات دقيقة وواضحة لأقصى حد ممكن، وتتضمن خطوات إعداد مسير الرواتب ما يلي:
اختيار النظام المتبع🔗
تتجه الكثير من الشركات الناشئة والتي تحتوي على عدد محدود من الموظفين إلى تنظيم الرواتب بشكل يدوي وذلك بسبب ضعف الإمكانيات والرغبة في توفير النفقات، ولكن مع نموها تزداد حاجتها إلى شخص متخصص أو برنامج إلكتروني محترف ومتخصص في الإدارة المالية، لذلك لابد من اختيار النظام الأفضل لك على حسب حاجتك.
وضع سياسة الرواتب الخاصة بالمؤسسة🔗
يجب على كل شركة أن تضع سياسة الرواتب الخاصة بها، حيث ينبغي تحديد مواعيد دفع الرواتب وكيفية دفعها مع الأخذ في الاعتبار الخصومات والإجازات وغير ذلك من الضوابط والمزايا المختلفة الموجود في نظام العمل.
تجميع معلومات الموظفين🔗
لابد من تجميع المعلومات الخاصة بالموظفين والتي لابد من إضافتها في مسير الرواتب الخاص بالمؤسسة مثل الاسم والهوية وبيانات التأمين الاجتماعي وأرقام الحسابات المصرفية وغير ذلك من المعلومات الضرورية.
تتبع وقت الحضور والانصراف🔗
ينبغي على الشركة أن تضع نظاماً يعمل على تتبع حضور وانصراف الموظفين لتسجيل ذلك ورفعة في مسير الرواتب بهدف تحديد الخصومات وأوقات العمل الإضافية وذلك لزيادة الدقة في حساب الرواتب تبعًا للوائح والقوانين المنظمة للعمل.
مراجعة البيانات وتصحيح الخطأ🔗
قبل القيام برفع مسير رواتب الموظفين إلى الجهات المعنية لابد أن تقوم إدارة الموارد البشرية بمراجعة البيانات بشكل دقيق مع تصحيح أي أخطاء موجودة فيها، ولكي يكون الأمر أكثر دقة وسهولة يمكنك استخدام برامج متخصصة في حساب مسير الرواتب مثل البرنامج المقدم من وازن.
وختامًا، بعد أن تعرفنا على ما هو مسير الرواتب فقد تبين لنا أنه يعتبر من أحد الجوانب المهمة والحيوية في الشركات والمؤسسات، فهو يلعب دورًا أساسيًا في ضمان توزيع الرواتب بشكل عادل ودقيق وفي الوقت المحدد، ومع وجود التقنيات المتقدمة والحلول السحابية فقد أصبح من السهل إدارة الرواتب بطريقة فعالة وبمستويات عالية من الدقة والأمان، وفي هذا الشأن يقدم لك نظام وازن مجموعة متكاملة من الحلول المحاسبية السحابية، حيث يمكنك تجربة إنشاء مسير رواتب الموظفين في شركتك مع وازن بكل سهولة.
نظام وازن يتيح لك استخدام التجربة المجانية للتعرف على حلول ومزايا النظام للشركات والاطلاع على مميزاته وخصائصه للاشتراك