الجرد الدوري والمستمر الفروقات والاستخدامات
إذا كنت تعمل في مجال البيع بالتجزئة، فإن جرد المخزون أمر لا بد منه. أنت بحاجة إلى معرفة مقدار المخزون لديك حتى تعرف متى يجب إعادة الطلب، وما الذي يجب إعادة طلبه. تحتاج المحاسبة الدقيقة أيضًا إلى إحصاء المخزون حتى تتمكن من حساب الأرقام الرئيسية، مثل تكلفة البضائع المباعة. طريقتا المراجعة هما الجرد الدوري والمستمر أو الدائم. يتم إجراء الجرد الدوري كل أسبوع أو شهر. أما الجرد المستمر فيقوم بتتبع كميات المخزون باستمرار حتى تتمكن دائمًا من معرفة مستويات مخزونك. في هذا الدليل من وازن تتعرف معنا على الفروقات الرئيسية بينهما ومتى يمكنك استخدامهما.
ما الجرد الدوري والمستمر وما هي أهم الفروقات بينهما؟ ومتى تستخدم كل منهما؟
يشير المخزون إلى أي مواد خام وسلع تامة الصنع متوفرة لدى الشركات لأغراض الإنتاج أو يتم بيعها في السوق للمستهلكين. هناك نوعان من جرد المخزون، وهما الجرد الدوري والمستمر للمخازن. كلاهما طريقتان محاسبيتان تستخدمهما الشركات لتتبع عدد المنتجات المتوفرة لديها. لكنهما مختلفان بطبيعتهما. الجرد الدوري هو الذي يتضمن العد الفعلي في فترات زمنية مختلفة بينما يتم حوسبة الجرد المستمر باستخدام أنظمة نقاط البيع وإدارة أصول المؤسسة مثل برنامج وازن. الأول أكثر فعالية من حيث التكلفة بينما يستغرق تنفيذ الأخير المزيد من الوقت والمال. لإجراء جرد دوري، تقوم أنت وموظفيك بإحصاء عدد البضائع المتوفرة في نهاية الأسبوع أو الشهر أو ربع السنة. ومن خلال الجرد المستمر، يتتبع برنامج وازن المبيعات ويحتفظ بسجل مستمر للكميات المتوفرة. النظام المستمر أكثر دقة، ولكنه أكثر تكلفة بالطبع.
طريقة عمل الجرد الدوري والمستمر
يستخدم الجرد الدوري طريقة سلسلة للغاية وبسيطة وغير معقدة، وهي حصر ما يوجد في المخزن أو المستودع يدويًا. بالنسبة للعديد من الشركات، لا تزال هذه مهمة صعبة. حتى الصيدلية متوسطة الحجم قد تحتوي على المئات من الأدوية والمستحضرات. تدفع العديد من المتاجر لشركة جرد محترفة للدخول وإجراء الحسابات. إذا أظهر العد أن المتجر لديه، على سبيل المثال، عدد قليل جدًا من منتج معين للشهر القادم، فإن مدير المؤسسة يطلب ما يكفي لتلبية الطلب المتوقع. أما الجرد المستمر فإنه يحافظ على التتبع الدائم للكميات في المتجر؛ بمجرد وصولها إلى مستوى محدد أقل من المطلوب، يطلب مدير المتجر المزيد. يجب إجراء الجرد المستمر باستخدام أجهزة الكمبيوتر والبرامج المحاسبية مثل برنامج وازن، لأنه من الصعب للغاية القيام به يدويًا، وهو يستغرق وقتًا طويلًا تتبع المخزون باستمرار من خلال عمليات العد الفعلي ما لم يكن عدد العناصر صغيرًا جدًا. في نظام الجرد المستمر المحوسب، في كل مرة يقوم فيها جهاز تسجيل النقد بإجراء عملية بيع، يلاحظ الكمبيوتر أن المخزون قد انخفض بمقدار واحد. من المؤكد أن الجرد المستمر هو النظام الأفضل والأكثر كفاءة. الوقت الوحيد الذي يكون فيه الجرد الدوري خيارًا أفضل هو عندما يكون المخزون قليلًا للعد، أو عندما تكون تكلفة شراء نظام الكمبيوتر اللازم مرتفعة جدًا. ولكن نظام وازن يوفر عليك هذا العناء، حيث يوفر لك جميع المزايا التي تحتاج إليها ولكن بأقل تكلفة.
نظام المحاسبة لكل من الجرد الدوري والجرد المستمر
تتعامل المحاسبة مع الجرد الدوري والمستمر بشكل مختلف. يقوم نظام الجرد المستمر بتحديث دفتر الأستاذ باستمرار أثناء بيع المخزون ومغادرة المتجر. إنه يحتفظ بقياس مستمر لتكلفة البضائع المباعة. هذا غير عملي مع الجرد الدوري. وبدلاً من ذلك، يقوم المتجر بتحديث دفتر الأستاذ عندما يقوم الموظفون بإجراء الجرد الفعلي، ثم يقوم المحاسبون بإجراء حساب واحد لتكلفة البضائع المباعة لتغطية الفترة بأكملها. الشركات التي تستخدم عمليات شراء سجل المخزون الدائم إما كمواد خام أو بضائع. كل عنصر مخزون له سجل فردي خاص به، والذي يتضمن عدد الوحدات المشتراة. في نظام الجرد الدوري، يتم وضع مشتريات المخزون في حساب الأصول المشتراة. لا تهتم دفاتر الأستاذ بسجلات المخزون الفردية.
الاختلافات الرئيسية بين الجرد الدوري والمستمر
أحد الاختلافات الرئيسية بين نظامي الجرد هذين يتعلق بالشركات التي تستخدمهما. الشركات الصغيرة وتلك ذات المبيعات المنخفضة تكون أفضل حالًا باستخدام نظام الجرد الدوري. في هذه الحالات، يكون المخزون صغيرًا بدرجة كافية بحيث يمكن إدارته وجرده بسهولة باستخدام الجرد اليدوي الدوري. قد يكون نظام الجرد المستمر أو الدائم أكثر ملاءمة للشركات التي لديها مخزونات أكبر وأكثر تعقيدًا وحجم مبيعات أعلى. على سبيل المثال، يميل متجر البقالة أو الصيدلية إلى استخدام نظام الجرد الدائم. توفر الجوانب الفنية لنظام الجرد الدائم العديد من المزايا، مثل القدرة على تحديد الأخطاء المتعلقة بالمخزون بسهولة أكبر وعرض شامل لجميع المعاملات على مستوى وحدة واحدة. بعض الاختلافات الرئيسية الأخرى بين هذين النوعين من إدارة المخزون هي:
- طرق تسجيل الجرد: يستخدم الجرد الدائم أجهزة كمبيوتر وبرامج تقوم تلقائيًا بتحديث دفاتر حسابات الشركة بمعلومات حول المنتجات التي يتم بيعها والمخزون المتبقي مثل برنامج وازن. ومع ذلك، تتطلب هذه الأنظمة التسجيل اليدوي.
- هامش الخطأ: هناك فرصة أكبر للخطأ في الجرد الدوري لأن عمليات التعداد تتم يدويًا. على افتراض أنه لا توجد فرصة للسرقة أو الإضرار بمخزون الشركة، فغالبًا ما تكون أنظمة الجرد المستمر كذلك.
- الجهد: بمجرد تثبيت برنامج وازن، لا تحتاج الشركات إلى بذل الكثير من الجهد على نظام الجرد المستمر. وذلك لأن كل شيء يتم إلكترونيًا. في حين أن الجرد الدوري يتطلب العد الفعلي بشكل يدوي، فإنه غالبًا ما يكون مُرهقًا للغاية، خاصة إذا كانت إعادة الجرد والفرز مطلوبة.
طرق تسجيل الجرد: يستخدم الجرد الدائم أجهزة كمبيوتر وبرامج تقوم تلقائيًا بتحديث دفاتر حسابات الشركة بمعلومات حول المنتجات التي يتم بيعها والمخزون المتبقي مثل برنامج وازن. ومع ذلك، تتطلب هذه الأنظمة التسجيل اليدوي.هامش الخطأ: هناك فرصة أكبر للخطأ في الجرد الدوري لأن عمليات التعداد تتم يدويًا. على افتراض أنه لا توجد فرصة للسرقة أو الإضرار بمخزون الشركة، فغالبًا ما تكون أنظمة الجرد المستمر كذلك.الجهد: بمجرد تثبيت برنامج وازن، لا تحتاج الشركات إلى بذل الكثير من الجهد على نظام الجرد المستمر. وذلك لأن كل شيء يتم إلكترونيًا. في حين أن الجرد الدوري يتطلب العد الفعلي بشكل يدوي، فإنه غالبًا ما يكون مُرهقًا للغاية، خاصة إذا كانت إعادة الجرد والفرز مطلوبة.
وبموجب الجرد المستمر، يستطيع المديرون تحديد التوقيت المناسب للمشتريات مع معرفة واضحة بعدد البضائع المتوفرة في مواقع مختلفة. إن وجود تتبع أكثر دقة لمستويات المخزون يوفر أيضًا طريقة أفضل لمراقبة المشكلات مثل السرقة.
في النهاية، يعتمد اختيار نوع الجرد المناسب على حجم شركتك ومتطلبات الجرد. في جميع الحالات، يمكنك توفير عناء هذه العملية الشاقة على نفسك وموظفينك من خلال الاشتراك في وازن والاستمتاع بمزايا إدارة وجرد المخزون. حتى وإن كنت شركة صغيرة، فإننا نوفر باقات مناسبة للشركات بمختلف أحجامها للتناسب مع متطلباتها واحتياجاتها الخاصة.
وازن