نظام إدارة المشاريع

لا توجد طريقة واحدة وشاملة لإدارة المشاريع، وقد تطورت إدارة المشاريع بشكل ملحوظ في العقود القليلة الماضية، فنجد أن لكل مشروع قواعده واستراتيجياته الخاصة التي تلائم مجال عمله، ومع ذلك فإن هناك سمة مشتركة تجمع بين مديري المشاريع، حيث يمتلك كلًا منهم نظام إدارة المشاريع لتنظيم كافة المهام والملفات والتواصل بشأن المشاريع، وفي هذا المقال سنتعرف على ماهية هذا النظام وأهميته، يمكنك أن تتابع معنا.

نظام إدارة المشاريع🔗

يمكن تعريف هذا النظام على أنه نهج منظم لإدارة العمليات داخل الشركة، فهو يختلف عن إدارة المشاريع التي تركز على المهام الفردية، حيث تتعامل أنظمة إدارة المشاريع مع تحديات وفرص أوسع، فيقوم هذا النظام بالنظر إلى الصور الكبيرة وفهم كيفية ارتباط كل شئ في المؤسسة، وفي حالة تطبيق هذا النهج التنظيمي على إدارة المشاريع فإننا ننشئ بما يسمى نظام إدارة المشاريع والذي يتكون من ستة أنظمة فرعية وهي كالتالي:

النظام الفرعي التنظيمي التيسيري🔗

يقوم هذا النظام بتنظيم المشاريع ضمن الإطار التنظيمي الأوسع، كما يحدد كيفية بدء المشاريع واكمالها داخل المنظمة، حيث يقوم المديرون بتحديد أدوارًا معينة لأعضاء الفريق، فقد يكون شخص مسئول عن التصميم وآخر عن المحتوى وغيره عن الإعلانات والتواصل، فبمجرد تحديد المسئوليات يصبح لكل فرد مكانًا محددًا في الفريق.

نظام تخطيط المشروع🔗

يتضمن هذا الفرع اختيار المشاريع وتحديد أهدافها والتخطيط لكيفية تحقيقها، كما يقوم بتخصيص الموارد لدعم المشروع، ومن ثم يضع المديرون خطة وجدول زمني لتحديد الخطوات من بداية الفكرة إلى يوم الإطلاق مع الأخذ في الاعتبار عدم تفويت أي خطوة.

نظام التحكم في المشروع🔗

يتضمن هذا القسم وضع معايير إنجاز المشروع وكذلك الميزانيات والأداء الفني مع متابعة أداء المشروع واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة في حالة الحاجة إليها، ولضمان سير الأمور على المسار الصحيح يقوم المديرون بوضع مجموعة من النقاط المرجعية والتي تسمح بقياس التقدم مع إجراء التعديلات اللازمة.

نظام معلومات إدارة المشاريع🔗

يتضمن جمع وإدارة المعلومات الضرورية للتحكم في المشاريع، كما يتضمن عقد اجتماعات دورية مع تبادل التحديثات ومناقشة العقبات بغرض اتخاذ القرارات بناء على المعلومات المشتركة لتوجيه المشروع على المسار الصحيح.

التقنيات والمنهجية🔗

هناك أدوات وطرق مختلفة تستخدم لتقييم المشاريع واتخاذ القرارات بشأنها، ولضمان نجاح المشروع بدون أي إهمال لابد من استخدام أنظمة وأدوات تدعم المشروع والتي تعتبر بمثابة المخطط الديناميكي للمشروع وفي هذا الشأن يمكنك استخدام برنامج وازن المعتمد للمرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية والذي يضمن لك سير المشروع على النهج الصحيح.

النظام الفرعي للأجواء الثقافية🔗

يرتبط هذا الفرع بكيفية شعور وسلوك أفراد المؤسسة تجاه إدارة المشاريع ويشمل لذلك مواقفهم و تصوراتهم وقيامهم حول كيفية إنجاز الأمور.

ومن خلال هذه الأنظمة الفرعية المترابطة تستطيع الفرق تنظيم المشروع وإطلاق المنتج بكل نجاح.

ميزات نظام إدارة المشاريع🔗

عند القيام باختيار برنامج نظام إدارة المشاريع لابد وأن يتوافر فيه الميزات التالية:

مكان مركزي لعرض وإدارة كافة المشاريع🔗

من الضروري توافر نظام إدارة مشاريع يوفر منصة مركزية تساعدك على عرض وإدارة كافة المشاريع بكل سهولة من مكان واحد، فمن خلال هذه الطريقة يمكن الحفاظ على التنظيم والخصوم على نظرة عامة وواضحة عن كل ما يحدث.

جدولة الموارد والتنبؤ بها والتخطيط لها🔗

نظام إدارة المشاريع الجيد يقوم بتوفير مجموعة من الأدوات بغرض جدولة الموارد والتنبؤ بها والتخطيط لها، حيث يساعد ذلك على تخصيص وقت أعضاء الفريق بكل فاعلية وضمان توفر الموارد المناسبة عند الحاجة مع وضع جداول زمنية واقعية للمشروع.

إدارة المهام الذكية🔗

تعد إدارة المهام هي جوهر إدارة المشاريع، فلابد من البحث عن إمكانيات قوية لإدارة هذه المهام، حيث يتضمن ذلك مجموعة من الميزات مثل إنشاء المهام مع تعيينها لأعضاء الفريق وتحديد مواعيد استحقاقها ومتابعة التقدم، كما يجب أن يكون تحديث حالة المهام والتعاون مع أعضاء الفريق في الأنشطة المرتبطة بها سهلًا.

سهولة الاستخدام🔗

لابد من البحث عن نظام إدارة المشاريع بديهي وسهل الاستخدام لضمان سير العمل من خلال واجهة مستخدم منظمة وواضحة لا تحتاج إلى تدريب مكثف للبدء في العمل.

إدارة الوقت بدقة🔗

الوقت مورد ثمين، لذلك لابد من اختيار نظام إدارة مشاريع يساعد على تنظيم إدارة الوقت بكفاءة، حيث يمكنك البحث عن ميزات مثل تتبع الوقت، تقديرات الوقت مع التذكير لمتابعة المواعيد النهائية، لضمان إدارة الوقت بفاعلية طوال فترة المشاريع.

سير عمل قابل للتخصيص🔗

لكل مشروع طابعه الخاص، لذلك لابد من البحث عن نظام يساعدك على تخصيص نظام سير العمل ويتسم بالمرونة للتكيف مع منهجيات إدارة المشاريع الخاصة بك.

التقارير والتحليلات🔗

لاتخاذ قرارات مدروسة بعناية ولمتابعة تقدم العمل، لا من وجود نظام يوفر إمكانيات قوية لإعداد التقارير والتحليلات، لذلك قم بالبحث عن ميزات تتيح لك إنشاء تقارير ثاقبة، بهدف الحصول على رؤى قيمة حول أداء الفريق ونتائج المشروع.

كل هذا المزايا وأكثر يوفرها برنامج وازن المحاسبي الذي يمكن من خلاله إدارة مشروعك أو شركتك مهما كان حجمها أو طبيعة عملها.

لماذا تعتبر إدارة المشاريع عملية مهمة؟🔗

هناك الكثير من الفوائد التي ستعود عليك في حالة استخدامك لنظام إدارة المشاريع ولعل من أهمها أن هذه الأنظمة تعمل على زيادة فرص النجاح الخاصة بمشروعك إلى حد كبير، حيث نجد أن إدارة المشاريع هو أمر بالغ الأهمية لإدارة الأعمال ولضمان النجاح التنظيمي، وتظهر أهمية هذه الأنظمة فيما يلي:

العمل معًا بشكل أفضل🔗

عندما يرتبط الأمر بإدارة المشاريع ففي الغالب يشارك عدد من الأشخاص من فرق مختلفة وقد يسمح هذا التواصل الجيد بين الفرق إلى تحسين الإنتاجية بشكل كبير، كما يساعد ذلك في إبقاء المشروع على المسار الصحيح.

الاستفادة من الأصول إلى أقصى حد🔗

من الأفضل استخدام أي موارد لديك، سواء كان موظفًا أو أصولًا أو حتى وقت العمل وذلك للحصول على أفضل قيمة، فالدراسة السليمة للمشروع تضمن عدم ترك أي مورد خارج الحلقة، حيث نجد أن المشروع الناجح لا يقتصر على إنجاز العمل المناسب في الوقت المحدد فقط، ولكنه يشتمل على ضمان شعور الأشخاص المعنيين بالتفاعل والتحفيز الأمر الذي يعني عدم وجود أي خلل في التوازن وبالتالي لا يعمل شخص فوق طاقته بينما يكون الآخر غير منشغل، كما لا يتم استخدام أي موارد مالية بشكل مفرط أو ناقص.

تحفيز المشاركة🔗

العلاقة مع أصحاب المصلحة هي التي تجعل مشروعك دومًا في حالة توازن، فقد يرغب البعض في الاطلاع على كل تغيير فردي، أما البعض الآخر قد يرغب في الحصول على تحديث للحالة بشكل عرضي فالأمر كلة يكمن في التفاصيل وكل هذا تستوعبه إدارة المشاريع مما يسمح لك بالتفاعل مع أصحاب المصلحة بالطريقة الصحيحة.

معالجة العقبات🔗

من الضروري أن تكون هناك خطة طوارئ عند وضع خطة إدارة مخاطر مدروسة بشكل جيد، حيث يتضمن ذلك الأمر تحديد العناصر الحاسمة لنجاح المشروع مع إدارة أي عوامل قد تؤثر عليها، ويعتبر تحديد أولويات المخاطر المحتملة مع التوصل إلى خطط الاستجابة هو جزءًا كبيرًا من هذه الخطة.

وختامًا، تعد إدارة المشاريع مهمة شاقة، ولكن النظر إلى مشروعك من خلال نظام إدارة المشاريع يسهل من إدارته إلى حد كبير، فعن طريق استخدام هذه الأنظمة يمكن تبسيط سير العمل وتعزيز التعاون ودفع المشاريع نحو النجاح.

يجعل وازن عملك مجزيًا حقًا وذلك بفضل إمكانياته الشاملة في التخطيط والتتبع والتعاون، يمكنك الاشتراك في التجربة المجانية الآن لضمان سير مشاريعك على المسار الصحيح.