تحتاج الشركات إلى التأكد من أن دفاترها متوازنة وأنها تعكس جميع الأنشطة المالية التي حدثت خلال فترة محاسبية قبل إغلاق الدفاتر. يتم تحقيق ذلك من خلال الدورة المحاسبية، وهي عملية مكونة من ثماني خطوات تساعد الشركات على متابعة أنشطتها المالية من خلال توثيق وفرز وتحليل جميع المعاملات لضمان احتساب كل معاملة. عند التعامل معها يدويًا، يمكن أن تكون كل خطوة من خطوات هذه الدورة مستهلكة للوقت ومملة وعرضة للخطأ. لذلك يعمل النظام الآلي في وازن على زيادة الكفاءة خلال العمل بالدورة المحاسبية وتقليل المخاطر المحتملة للأخطاء.

ما هي الدورة المحاسبية ولماذا هي جزء أساسي من النظام المالي للشركات؟

الدورة أو الفترة المحاسبية هي عملية متعددة الخطوات تستخدمها الشركات لإنشاء سجل دقيق لمركزها المالي، كما هو ملخص في بياناتها المالية. خلال مراحل الدورة المتقدمة، تقوم الشركات بتسجيل معاملاتها اليومية في دفتر يومية، ونقل التفاصيل إلى الدفتر العام، وتحليل القيود والتأكد من توازن الدفاتر وخلوها من الأخطاء قبل إنشاء البيانات المالية وإقفال الدفاترة للفترة.

يعتمد مقدار الوقت الذي تستغرقه الشركة للتقدم خلال دورة محاسبية محددة على عدة عوامل، بما في ذلك حجم المعاملات، وما إذا كانت تستخدم برامج المحاسبة الآلية مثل وازن ونوع الإغلاق المالي. الإغلاق الصارم هو أسلوب شامل لإغلاق الدفاتر، والتأكد من دقة جمع المعلومات وتحديد نهاية النشاط المالي لفترة محاسبية. أما الإغلاق الناعم هو أشبه بتقدير قوي، يستخدم عادةً لتقارير الإدارة الداخلية، وليس للأغراض العامة أو المستثمر. من الناحية المثالية، سوف تنخرط الشركة في الإغلاق المستمر، مما يؤدي إلى توزيع عبء العمل على مدار الفترة المحاسبية، بدلًا من الانتظار حتى نهايتها. يؤدي هذا إلى إغلاق أسرع، بغض النظر عما إذا كان الهدف هو إغلاق أسبوعي ناعم أو إغلاق قوي في نهاية ربع السنة.

تتكون أي دورة محاسبية من ثماني خطوات تتبعها الشركات للتأكد من أن دفاترها متوازنة بحيث يمكن إغلاقها وإعادة تعيينها للفترة المحاسبية التالية، عندما تبدأ الدورة مرة أخرى، والتي عادةً ما تبدأ بحدث تجاري أو معاملة. بعد إجراء وتطبيق الدورة، يتم تحليل البيانات وإجراء التعديلات إذا لزم الأمر. يتوج التسلسل بإعداد تقارير موحدة تعكس الأداء المالي للشركة وتساعد في توجيه عملية صنع القرار الداخلي والخارجي.

أما الغرض الرئيسي من الدورة المحاسبية هو متابعة جميع الأنشطة المالية التي تحدث خلال فترة محاسبية محددة، سواء كانت شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. باختصار، تتحقق الدورة من الإبلاغ عن كل ريال أو دولار يدخل أو يخرج من حسابات الدفتر العام المختلفة. تكون بعض الخطوات في أي دورة محاسبية أكثر مللًا من غيرها، ولكن تم إعداد كل خطوة لتمكين أصحاب الحسابات أو المحاسبين من فحص عملهم بعناية قبل المتابعة. وهذا أمر بالغ الأهمية بشكل خاص بالنسبة للخطوات النهائية للدورة المحاسبية عند إنشاء البيانات المالية وإعادة ضبط الدفاتر.

كيف يتم تطبيق الدورة المحاسبية وما هي خطواتها الأساسية؟

تحديد وتحليل المعاملات

الخطوة الأولى في أي دور محاسبية هي تحديد وتحليل جميع المعاملات المالية التي تمت خلال الفترة المحاسبية، بما في ذلك النفقات ومدفوعات الديون وإيرادات المبيعات والنقد المستلم من العملاء. خلال هذه المرحلة الأولية، تمر الشركات بكل معاملة تؤثر على بياناتها المالية، على الرغم من أن هذه يجب أن تكون خطوة مستمرة للشركات التي تقوم باستمرار بإنشاء فواتير العملاء، وشراء المخزون، ودفع الفواتير، وإعداد كشوف المرتبات، وتحصيل النقد.

تسجيل المعاملات

الخطوة التالية هي تسجيل تفاصيل جميع المعاملات المالية بالترتيب الزمني كقيود يومية، سواء في دفتر فعلي أو في برنامج محاسبي مثل وازن للشركات التي تستخدم الأتمتة المالية لتوفر عناء تطبيق الدورات المحاسبية يدويًا. باستخدام المحاسبة ذات القيد المزدوج، يتم تسجيل كل معاملة كدين ودائن مقابل في حسابين أو أكثر من حسابات الدفتر الفرعي. يعتمد وقت تسجيل المعاملة على ما إذا كانت الشركة تفضل طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق أو طريقة المحاسبة النقدية.

ترحيل المعاملات إلى الدفتر العام

بمجرد تسجيل إدخالات دفتر اليومية والموافقة عليها، يتم ترحيلها إلى الدفتر العام. الدفتر العام هو السجل الرئيسي وملخص جميع المعاملات المالية، مقسمة وفقًا للحساب. 

تحديد ميزان المراجعة غير المعدل

تنعكس الأرصدة الختامية لجميع الحسابات في الدفتر العام في نهاية الفترة المحاسبية في ميزان المراجعة. في هذه المرحلة، لا يعكس ميزان المراجعة أي تعديلات يجب حدوثها في حالة اكتشاف أخطاء، أي الديون والائتمانات غير المتوازنة، ولهذا السبب تعتبر "غير معدلة".

تحليل ورقة العمل

تحدد هذه الخطوة الأخطاء والحالات الشاذة التي ربما حدثت حتى هذه اللحظة عن طريق تجميع الديون والائتمانات من حسابات مختلفة في جدول بيانات واحد. إذا لم تكن الأرقام متوازنة، فسيحتاج المحاسب إلى مراجعة بيانات المعاملة المدخلة في دفتر اليومية وضبط الإدخالات وفقًا لذلك.

ضبط إدخالات دفتر اليومية وإصلاح الأخطاء

هذه الخطوة هي استمرار للخطوتين السابقتين. إذا حدث خطأ، فيجب تصحيحه وتسجيله كقيد دفتر يومية يعكس التغيير في قيد دفتر اليومية المسجل مسبقًا. إضافة إلى ذلك، يتم تسجيل التعديلات اليدوية في هذه الخطوة، مثل استحقاقات النفقات المتكبدة التي لم تصل إلى نظام الحسابات الدائنة قبل ترحيل هذا الحساب إلى الدفتر العام، أو لتسوية العناصر التي تم الكشف عنها أثناء عملية تسوية الحساب.

إنشاء البيانات المالية

بمجرد إجراء التعديلات وتصحيح أرصدة الحسابات، يمكن إنشاء البيانات المالية. البيانات المالية هي تقارير محاسبية تلخص أنشطة الشركة وأدائها لفترة زمنية محددة، مثل شهرية أو ربع سنوية. البيانات المالية الرئيسية الثلاثة التي تنتجها الشركات هي بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي.

إغلاق الدورة

هذه هي المرحلة الأخيرة من الدورة المحاسبية للشركة، وهي قفل الفترة المحاسبية. يؤدي إغلاق الدفاتر إلى إعادة تعيين الحسابات المؤقتة في بيان الدخل، مثل الإيرادات والمصروفات، إلى أرصدة صفرية، مما يعني أنها لا يتم ترحيلها إلى الفترة المحاسبية التالية. يتم تحويل صافي الدخل أو الخسارة من بيان الدخل إلى حساب الأرباح المحتجزة، وهو حساب دائم في الميزانية العمومية يتم ترحيله إلى الفترة التالية.

ختامًا، تعد خطوات أي دورة محاسبية هي نفسها بالنسبة لمعظم الشركات، إلا أنه يجب على الشركة أن تكون متسقة في نهجها إذا قررت القيام بأي شيء مختلف. إحدى الطرق المؤكدة لتحقيق ذلك هي استخدام برنامج وازن الذي يمكنك تخصيصه للتعامل مع الدورة بأي طريقة تناسب أي شركة معينة.

 

يسهل عليك وازن جميع الخطوات ويتم تحديثها الكترونيا بسهوله ويسر يمكنك التسجيل وبدء تجربتك المجانية الان من هنا

 

لمعرفة المزيد من التفاصيل:

• الاسعار

• خدماتنا

• الاسئلة الشائعة