شجرة الحسابات أو دليل الحسابات ماذا تعني وكيف نصممها؟

تتطلب الممارسات المحاسبية الفعالة مجموعة كبيرة من المهارات والمعرفة، كما أن الدقة المالية أمر بالغ الأهمية بشكل خاص بالنسبة للمنظمات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تواجه تحديات الوقت والموارد. كل مبلغ له أهميته وتنظيمه، وإعداد التقارير عنه ضمن دفتر الأستاذ العام المقنع لا يوفر رؤية وانضباطًا فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى تحسين العمليات التي تؤثر على النتائج العملية مثل الامتثال التنظيمي. في هذا الدليل من وازن، نتحدث عن دليل الحسابات المعروف أيضًا باسم شجرة الحسابات، باعتباره مقياسًا رئيسيًا للصحة المالية.

ما هو دليل الحسابات وما هي أنواع الحسابات به وكيفية إعداده؟ ولماذا هو مهم؟

دليل أو شجرة الحسابات هو أداة تسرد جميع الحسابات المالية المدرجة في البيانات المالية للشركة. فهو يوفر طريقة لتصنيف جميع المعاملات المالية التي أجرتها الشركة خلال فترة محاسبية محددة. غالبًا ما تستخدم الشركات شجرة الحسابات لتنظيم سجلاتها من خلال توفير قائمة كاملة بجميع الحسابات في دفتر الأستاذ العام للشركة. يسهل الرسم البياني إعداد المعلومات لتقييم الأداء المالي للشركة في أي وقت. يوفر الدليل اسم كل حساب مدرج، ووصفًا مختصرًا، ورموز التعريف الخاصة بكل حساب. يتم إدراج حسابات الميزانية العمومية أولًا، تليها الحسابات في قائمة الدخل. تشتمل حسابات الميزانية العمومية على الأصول والالتزامات وحقوق المساهمين، ويتم تقسيم الحسابات إلى فئات فرعية مختلفة. تشتمل الحسابات في بيان الدخل على الإيرادات والمصروفات، ويتم تقسيم هذه الحسابات أيضًا إلى فئات فرعية.

إعداد دليل الحسابات

عند إعداد مخطط الحسابات، عادةً ما تعتمد الحسابات المدرجة على طبيعة العمل. على سبيل المثال، ستتضمن شركة سيارات الأجرة حسابات معينة خاصة بشركة سيارات الأجرة، بالإضافة إلى الحسابات العامة المشتركة بين جميع الشركات. على سبيل المثال، ستتضمن شركة سيارات الأجرة حساب نفقات الوقود الذي لا يكون مشتركًا بين جميع الشركات، ولكنها ستتجاهل حساب المخزون نظرًا لأن شركة سيارات الأجرة هي شركة خدمات لا تحتفظ بمخزون. عادةً، عند إدراج الحسابات في دليل أو شجرة الحسابات، يجب عليك استخدام نظام ترقيم لسهولة التعرف عليها. الترقيم أيضًا يجعل من السهل تسجيل المعاملة. تستخدم الشركات الصغيرة عادةً أرقامًا مكونة من ثلاثة أرقام، بينما تستخدم الشركات الكبيرة أرقامًا مكونة من أربعة أرقام لإتاحة مساحة لأرقام إضافية مع نمو الأعمال. يتم تخصيص مجموعات من الأرقام لكل فئة من الفئات الخمس الرئيسية، بينما يتم ترك أرقام فارغة في النهاية للسماح بإضافة حسابات إضافية في المستقبل. كما يجب أن يكون الترقيم متسقًا ليسهل على الإدارة تجميع معلومات الشركة من فترة إلى أخرى.

فئات الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات

يتوافق كل حساب في دليل الحسابات مع القائمتين الماليتين الرئيسيتين، أي الميزانية العمومية وبيان الدخل.

حسابات الميزانية العمومية

هذه الحسابات مطلوبة عند إنشاء ميزانية عمومية للشركة. تتكون حسابات الميزانية العمومية مما يلي:

حسابات الأصول

يوفر حساب الأصول قائمة بجميع فئات الأصول التي تمتلكها الشركة. قد يشتمل الحساب على أصول غير ملموسة (مثل العلامات التجارية وبراءات الاختراع والبرمجيات)، وأصول متداولة (مثل النقد في الصندوق، والحسابات المستحقة القبض). يمكن ترقيم كل حساب أصول بتسلسل مثل 1000، 1020، 1040، 1060، إلخ. ويتبع الترقيم التنسيق التقليدي للميزانية العمومية من خلال البدء بالأصول المتداولة، تليها الأصول الثابتة.

حسابات الخصوم

توفر حسابات الخصوم قائمة فئات لجميع الديون المستحقة على الشركة لدائنيها. عادة، ستتضمن حسابات الخصوم كلمة "مستحقة الدفع" باسمها وقد تشمل الحسابات المستحقة الدفع، والفواتير المستحقة الدفع، والرواتب المستحقة الدفع، والفوائد المستحقة الدفع، وما إلى ذلك. تتبع حسابات الخصوم أيضًا تنسيق الميزانية العمومية التقليدي من خلال البدء بالالتزامات المتداولة، تليها الالتزامات طويلة الأجل. يمكن أن يبدأ نظام الأرقام لكل حساب التزام من عام 2000 ويستخدم تسلسلًا يسهل متابعته ومقارنته في فترات محاسبية مختلفة.

حسابات حقوق الملكية

تمثل حقوق الملكية القيمة المتبقية في العمل بعد خصم جميع الالتزامات من الأصول. تقيس حقوق الملكية مدى قيمة الشركة بالنسبة للمساهمين في الشركة. تتضمن بعض مكونات حسابات أسهم الملكية الأسهم العادية والأسهم المفضلة والأرباح المحتجزة. يمكن أن يستمر نظام ترقيم حساب حقوق المالك لشركة كبيرة من حسابات الالتزامات ويبدأ من 3000 إلى 3999.

حسابات بيان الدخل

تشمل المكونات الرئيسية لحسابات بيان الدخل حسابات الإيرادات وحسابات المصروفات.

حسابات الإيرادات

تقوم حسابات الإيرادات بتسجيل الدخل الذي تكسبه الشركة من بيع منتجاتها وخدماتها. وهي تشمل فقط الإيرادات المتعلقة بالوظائف الأساسية للشركة وتستبعد الإيرادات التي لا علاقة لها بالأنشطة الرئيسية للشركة. بعض الفئات الفرعية التي يمكن إدراجها تحت حساب الإيرادات تشمل حساب خصومات المبيعات، وحساب مردودات المبيعات، وحساب دخل الفوائد، وما إلى ذلك. ويمكن أن يبدأ الترقيم لكل حساب إيرادات من 4000.

حسابات المصروفات

حساب المصروفات هو الفئة الأخيرة في دليل الحسابات ويتضمن قائمة بجميع الحسابات المستخدمة للحصول على الأموال التي يتم إنفاقها في توليد إيرادات للشركة. يمكن ربط النفقات بمنتجات محددة أو أنشطة مدرة للدخل للشركة. تتمثل إحدى الطرق البسيطة لتنظيم حسابات المصروفات في إنشاء حساب لكل حساب مدرج في نموذج الضرائب، وإضافة حسابات أخرى خاصة بطبيعة العمل. يمكن تخصيص أرقام لكل حساب من حسابات المصروفات بدءًا من 5000.

ختامًا، يمكن أن يوفر إعداد دليل الحسابات أداة مفيدة تمكّن إدارة الشركة من تسجيل المعاملات بسهولة وإعداد البيانات المالية ومراجعة الإيرادات والنفقات بالتفصيل. اشترك معنا الآن في وازن واترك مسؤولية إدارة حساباتك المالية بين أيادٍ أمينة، ووفر وقتك وجهدك ومالك للعمليات الأخرى التي تحتاج إلى ذلك في شركتك.

وازن