الفوترة الإلكترونية هي نقل واستقبال ومعالجة مستندات المعاملات الرقمية بين الموردين والمشترين. يجب أن تكون طريقة الفوترة الإلكترونية الحقيقية إلكترونية بالكامل، بحيث يمكن دمج البيانات الواردة من المورد مباشرةً في نظام المشتري. تفيد الفواتير الإلكترونية كلًا من الموردين والمشترين. لذلك نوضح لك في هذا الدليل الخطوات الحاسمة لعمل الفاتورة الالكترونية بشكل صحيح في برنامج وازن وكيفية تطبيقها بشكل صحيح في مؤسستك.

ما هي خطوات عمل الفاتورة الالكترونية وتطبيقها بشكل صحيح في شركتك؟

الفوترة الإلكترونية هي عملية إرسال الفواتير إلى عميلك رقميًا أو عبر الإنترنت، بدلًا من إرسالها شخصيًا أو عبر البريد. مع ذلك، فإن رقمنة الفواتير الرقمية ليست مثل الفواتير الإلكترونية. إذا التقطت صورة لفاتورة ورقية أو استخدمت تطبيقًا لتحويلها إلى فاتورة بتنسيق PDF، فهذا لا يعد فاتورة إلكترونية. إذا لم يتم إصدارها إلكترونيًا ولم تتضمن بيانات منظمة يمكن قراءتها أو استخراجها آليًا، فهي ليست فاتورة إلكترونية. بطبيعة الحال، مثل الفواتير الورقية، تحتاج إلى تضمين نفس المعلومات في فاتورتك الإلكترونية، بما في ذلك معلومات العميل والبائع، والسلع أو الخدمات المشتراة، والمبلغ المستحق، وتاريخ الدفع، ورقم الفاتورة. لذلك يتعين على كل مؤسسة أو شركة أن تتخذ خطوات لضمان التنفيذ السلس لهذه الفواتير.

إن إنشاء فاتورة إلكترونية ليس بالأمر السهل مثل إرسال صورة لفاتورة رقمية، ولكنه ليس بالأمر الصعب للغاية مع وازن، حتى لو لم تقم بعمل واحدة من قبل. يحتوي نظام برنامج وازن على أدوات مدمجة لعمل وإدارة الفواتير. إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام برنامج وازن هو أنه يتصل بحساباتك الدائنة والمستحقة القبض التي أدخلتها مسبقًا إلى النظام، وهذا يجعل تتبع الفواتير أسهل. هناك معلومات معينة يجب أن تكون موجودة على الفاتورة الالكترونية بحيث يمكن لنظام فواتير العميل قراءتها. يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية معلومات مثل:

• التواريخ
• معلومات الاتصال
• رقم الفاتورة
• قائمة مفصلة بالعمل المنجز أو العناصر المباعة
• إجمالي المبلغ المستحق

وأخيرًا، إليك الخطوات الأساسية لعمل وتطبيق فاتورة إلكترونية:

1. أضف معلومات شركتك مع رقم الفاتورة.
2. قم بإضافة معلومات العميل، بما في ذلك معلومات الاتصال وأهم بيانات الأساسية التي لديك.
3. تضمين جدول يتضمن قائمة مفصلة بجميع الخدمات والسلع المقدمة وأسعار كل منها.
4. قم بإضافة تفاصيل الدفع حتى يعرف العميل كيف ومتى تريد تلقي الدفع.

عندما تستعد لتطبيق نظام الفواتير الإلكترونية من وازن، تأكد من التحدث مع عملائك حول الفواتير الإلكترونية.

ما المزايا التي ستحصل عليها عند عمل الفاتورة الالكترونية مع وازن؟

يمكن للفوترة الإلكترونية مع وازن تبسيط عملية إنشاء الفواتير بأكملها، بدءًا من الإنشاء وحتى معالجة الدفع، مما يؤدي إلى توفير وقت كبير في الوقت والتكلفة لشركتك.

انخفاض التكاليف

يعمل النظام الإلكتروني في وازن على خفض تكلفة الفواتير عن طريق تجنب ضرورة طباعة المستندات يدويًا ووضعها في مظاريف. بالنسبة للموردين، يساعد النظام الإلكتروني لوازن على خفض التكاليف عن طريق التخلص من تكاليف معالجة البريد المرتبطة بالصفقات. إضافة إلى ذلك، عندنا يسهل الوصول إلى الفواتير من خلال النظام الإلكتروني، يمكن للموظفين الوصول إليها بشكل بكل فوري من أي مكان في العالم.

تقليل الأخطاء

عندما تتم معالجة الفواتير يدويًا، هناك احتمال كبير بحدوث أخطاء. يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث تأخيرات في السداد، أو تتم إساءة التعامل مع الفواتير الورقية من قِبل المورد أو العميل. كما يمكن أن تضيع أثناء إرسالها وتتحول إلى معلومات مفقودة. باستخدام الفواتير الإلكترونية في وازن، يمكن القضاء على الأخطاء بالكامل تقريبًا لأن النظام يسمح لك بتبادل الفواتير الإلكترونية والإشعارات المدينة والدائنة بشكل منظم بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل. يقلل هذا أيضًا من احتمال حدوث نزاعات بشأن الدفع تستغرق وقتًا طويلًا وتكون محبطة بالنسبة لك.

سهولة الأرشفة وتنظيم الفواتير

تعتبر الفواتير الورقية بمثابة كابوس للشركات لإدارتها. ليس من غير المألوف أن يكون لدى الشركات الكبيرة غرف كاملة مخصصة لتخزين الفواتير التي تلقتها من الموردين. لأسباب قانونية، يتعين على العديد من هذه الشركات الاحتفاظ بالفواتير لفترة طويلة من الزمن. تحتفظ بعض الشركات بالفواتير التي تلقتها منذ عقود مضت.

 عند استخدام نظام الفوترة الإلكترونية من وازن، ليست هناك حاجة لطباعة المستندات وتخزينها. بدلًا من ذلك، يمنحك نظام الفوترة الإلكترونية من وازن القدرة على تخزين جميع فواتيرك رقميًا بطريقة تتيح استرجاعها الفوري دون أي تكلفة. سيساعدك ذلك على توفير المال ويجعل عملك أكثر فعالية في معالجة الفواتير.

جمع بيانات ممتاز

على عكس الفواتير الورقية التقليدية، تمنحك الفواتير الإلكترونية في وازن الفرصة لتتبع العملاء أثناء استلامهم لفواتيرهم وتسديد دفعاتهم. باستخدام هذه البيانات، يمكن لشركتك أن تكون أكثر يقينا من أنك قد أبلغت عميلك بشكل كامل بما يدين به.

زيادة الإنتاجية

تعمل الفواتير الإلكترونية على تقليل الحاجة إلى الجهد اليدوي للموردين بشكل كبير. لا يحتاج الموظفون إلى قضاء بعض الوقت في إدخال البيانات لأن النظام الإلكتروني في وازن يقوم تلقائيًا  بإنشاء الفواتير الإلكترونية، وما عليك سوى ملء الحقول المطلوبة في الفاتورة. كما أن هذا يحرر الموظفين لقضاء المزيد من الوقت في الأنشطة ذات المستوى الأعلى، وهو ما يترجم لتكاليف أقل لكل من الموردين والعملاء، وإنتاجية أفضل.

الآن، أصبح بإمكانك فهم سبب كون الفاتورة الإلكترونية أفضل بكثير من نظام الفواتير التقليدي، وأكثر أمانًا. اشترك الآن في وازن وتمتع بالمزايا العديدة التي ستحصل عليها مع نظام الفوترة الإلكترونية المدمج في البرنامج، والذي سيساعدك على إدارة شركتك بأفضل ما يمكن وبأقل التكاليف.

 

للاشتراك فالتجربة المجانية الان قم بالتسجيل معنا من هنا

لمعرفة المزيد من التفاصيل:

• الاسعار

• خدماتنا

• الاسئلة الشائعة