الشركات التي تقوم بإدارة المخزون بشكل فعال مقدر لها النجاح، ويشمل ذلك جرد المخزون كأحد أهم أساليب إدارة المخزون. بمساعدة برامج إدارة المخزون، مثل برنامج وازن،  يمكن للشركات أتمتة عملية طلب سلعها وتخزينها وتحسينها وجردها في مكان واحد. في هذا الدليل سنتوسع في الحديث عن أهمية إدارة المخزون، بالإضافة إلى تقنيات جرده  المختلفة والفوائد والأمثلة التي يحتاج المديرون إلى معرفتها. استمر في القراءة لتتعلم مفتاح إدارة المخزون الذي سيمنحك ميزة تنافسية في مجالك.

ما هي عملية جرد المخزون ولماذا هي مهمة؟

أحد الأصول الأكثر قيمة للشركة هو مخزونها. في مختلف الصناعات، مثل البيع بالتجزئة والخدمات الغذائية والتصنيع، يمكن أن يكون لنقص المخزون آثار ضارة. وبصرف النظر عن كونه التزامًا، يمكن أيضًا اعتبار المخزون خطرًا. يمكن أن يكون عرضة للسرقة والتلف. وجود مخزون كبير يمكن أن يؤدي أيضًا إلى انخفاض المبيعات. سواء بالنسبة للشركات الصغيرة أو الكبيرة، فإن وجود نظام مناسب لإدارة وجرد المخزون أمر مهم جدًا لأي عمل تجاري. يمكن أن يساعدك على تتبع جميع مستلزماتك وتحديد الأسعار الدقيقة. ويمكن أن يساعدك أيضًا على إدارة التغيرات المفاجئة في الطلب دون التضحية بتجربة العملاء أو جودة المنتج. وهذا مهم بشكل خاص للعلامات التجارية التي تتطلع إلى أن تصبح مؤسسة تركز بشكل أكبر على العملاء. الجرد هو عملية حساب المخزون الفعلي والتحقق من الأرقام مقابل الأرقام الموجودة في كتبك وسجلاتك. على الرغم من أن عملية الجرد ستسبب بعض الاضطراب في إدارة الأعمال خلال اليوم الذي تجري فيه هذه العملية، إلا أنها تمثل الحد الأدنى من التضحية نظرًا للمزايا العديدة التي توفرها. ستحدد عملية جرد المخزون أي مشكلات تنشأ عن فقدان المخزون بسبب تلف المنتجات المخزنة (التسربات/الأضرار أثناء النقل) إلى العناصر التي تم إرجاعها في حالة غير مرضية لإعادة بيعها، إلى سرقة المخزون. بالإضافة إلى توفير البيانات لإجراء تحليل منتظم لأداء المنتج الخاص بك وذلك لتحقيق أقصى قدر من إجمالي هوامش الربح. فيما يلي أهم مزايا عمليات الجرد للمخزون وكيفية مساعدتها في تحسين الأداء المالي للشركات.

معرفة مقدار الربح أو الخسارة الذي تجنيه بالضبط

الربح هو الهدف الرئيسي لإدارة الأعمال. في هذا العصر الذي يتسم بتزايد نفقات الأعمال وتكاليف العمليات، تعتمد إدارة الأعمال الناجحة بشكل كبير على عوامل مختلفة مثل مراقبة إجمالي الأرباح والخسائر. إن معرفة مقدار ما تجنيه من عملك هو الطريقة الوحيدة لقياس أدائه. هذا هو المكان الذي يظهر فيه برنامج وازن في الصورة للمساعدة في عملية الجرد الخاصة بك. ومع ذلك، فإن الجرد المنتظم هو الذي سيمكنك من الحصول دائمًا على المقاييس الرئيسية في متناول اليد مثل مقدار المخزون لديك وما يجب تجديده في أقرب وقت ممكن. مع قيام المزيد والمزيد من الشركات بتمديد ساعات عملها وتوظيف المزيد من الأشخاص لتلبية متطلبات المستهلكين، يلعب الجرد دورًا مهمًا في إبقاء العديد من الشركات واقفة على قدميها. لا توجد شركة صغيرة جدًا أو ضخمة جدًا بحيث لا يمكن جردها. ولسوء الحظ، فإن بعض المؤسسات التجارية الصغيرة والمتوسطة ليست حريصة على هذا النشاط الحيوي. لا ينبغي للشركات التي لا تقوم بإجراء فحوصات منتظمة للمخزون أن تتفاجأ عندما تستمر أرباحها في الانخفاض كل عام. يمكن أن يمنحك الجرد أرقامًا في الوقت الفعلي عن الأرباح القادمة من منتجات معينة. يساعدك الجرد أيضًا على تحديد أسعار البيع الصحيحة لتحقيق أقصى قدر من الأرباح. يمكن أن تكون أسعار المنتجات سريعة الحركة أقل؛ مما يشجع المستهلكين على الشراء، في حين أن السلع بطيئة الحركة يمكن أن يكون لها أسعار بيع أعلى قليلًا؛ مما يضمن الأرباح على المدى الطويل.

حماية عملك من السرقة والاحتيال من أهم فوائد جرد المخزون

إحدى الفوائد الرئيسية للجرد هي أنه يساعدك على اكتشاف التناقضات في مخزونك. يمكن أن تكون التناقضات مثل العناصر المفقودة علامات على حدوث بعض السرقة أو الاحتيال في عملك. يسمح لك الجرد المنتظم بمراقبة موظفيك حتى يتم القبض على أي شخص يسرق منك في أي وقت من الأوقات. مخزونك هو مصدر دخلك وأي نشاط ضار يؤثر عليه سلبًا يمكن أن يضر عملك بشكل خطير. وينطبق هذا بشكل أكبر على الشركات الكبيرة مثل متاجر البيع بالتجزئة حيث تتفشى السرقة من قِبل الموظفين والعملاء. بعض الأسباب التي قد تجعلك تواجه نقصًا في المخزون هي:

• السرقة أو الاحتيال
• انخفاض الأسعار في نقاط البيع
• هدر المخزون

يمكن تجنب كل هذه المواقف من خلال تنفيذ إجراءات أكثر صرامة لمعالجة المخزون وإجراءات أمنية.

يساعد على عمل تحليل مقارن لمستويات المخزون والمبيعات

لقد سهلت أدوات وبرامج الجرد الحديثة مثل وازن، جمع ومعالجة البيانات المتعلقة بالمخزون. يمكنك استخدام البيانات التي تجمعها من الجرد لإجراء مقارنة بين مستويات المخزون والمبيعات. كما يمكنك استخدام هذه المعلومات لتحديد حالات الإفراط في التخزين أو فائض تخزين البضائع. يمكنك أيضًا إنشاء جداول إعادة طلب مثالية لمنتجات معينة. على سبيل المثال، إذا كان منتج معين ينفد كل 3 أو 4 أيام، فيمكنك الترتيب لإعادة تخزينه على فترة زمنية محددة مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يمكّنك الجرد الحديث من تحديد مكان حدوث نقص في المخزون بالضبط من خلال تحليل البيانات من محطات نقاط البيع والصناديق. وهكذا فإن أي اختلافات بين بيانات المخزون وبيانات المبيعات يمكن أن تبلغك على الفور بمكان حدوث النقص.

ما هي طرق الجرد الأكثر شيوعًا؟

إن الحديث عن كيفية القيام بجرد المخزون يأخذنا إلى طرق أو أنواع عملية الجرد نفسها. بعضها يشمل ما يلي:

• الجرد الدوري: كما يوحي الاسم، يتم إجراء العد والتحقق في هذه الحالة على فترات منتظمة، وهي في الأساس الفترة المحاسبية للشركة.
• الجرد السنوي: في هذه الحالة يتم إجراء الجرد مرة واحدة كل عام. عادة ما يكون هذا هو الشهر الأخير من السنة المالية. على الرغم من أن تسجيل التفاصيل سنويًا يساعد، فمن المستحسن الاستمرار في تسجيل معلومات المخزون بشكل متكرر، أي أسبوعيًا أو شهريًا.
• عمليات التحقق المفاجئة أو المخطط لها: هذا النوع من التحقق إما مخطط له أو غير مخطط له. يتم ذلك بينما لا تزال المخزونات داخل المبنى. ويتم ذلك للتأكد من أن السجلات الرقمية والتحقق اليدوي ليس لديهما أي تناقض.
• التحقق من صحة المخزون: تُفضل طريقة الجرد هذه عندما تشتبه الشركة في عدم تطابق في الجرد الذي يتم إلكترونيًا ويدويًا. إذا تم إجراء عمليات التحقق هذه من وقت لآخر، تظل الشركات بعيدة عن المشكلات الناشئة بسبب التناقضات في السجلات المحفوظة على المنصات الورقية والرقمية. تعتبر هذه الطريقة فعالة أيضًا وخيارًا أفضل في حالة تغيير الملكية.
• الجرد الدائم: يتم إجراء مثل هذه الفحوصات بشكل مستمر، مما يعني أن التحقق يتم عدة مرات في السنة. ومع ذلك، قد يقوم الأشخاص المسؤولون عن العملية بإجرائها واحدًا تلو الآخر لقطاعات الأعمال المختلفة أو للمبنى بأكمله في وقت واحد.

في النهاية، يجب أن تقوم بإجراء جرد كامل كل عام على الأقل، ولكن الآن لديك أكثر من مجرد سبب مالي للتأكيد على أهمية الجرد للمخزون. يجب أن تفكر في الجرد باعتباره أحد الركائز الأساسية لنظام إدارة المخزون الذي نأمل أن ينمو مع نمو عملك. ويمكنك الاشتراك في وازن للاستمتاع بالمزايا والخدمات التي يقدمها البرنامج في جرد وإدارة المخزون للشركات والمؤسسات المختلفة.

  قد يهمك أيضًا:

• برنامج محاسبي متوافق مع أنظمة هيئة الزكاة والدخل

• ما هو العنوان الوطني السعودي؟

• معادلة الميزانية العمومية في المحاسبة وطريقة حسابها

    لمعرفة المزيد من التفاصيل:

• الأسعار

• خدماتنا

• الأسئلة الشائعة