يعد الجرد السنوي خطوة حاسمة في أي شركة، ويتضمن قدرًا كبيرًا من العمل. هذه المهمة التي يتطلع إليها جميع الموظفين تتمثل في حصر مخزون الشركة مرة واحدة في السنة (قبل نهاية السنة المالية). كما يتيح لك معرفة الكميات الحقيقية للمخزون في شركتك لمعرفة ما إذا كان هناك اختلافات مع الكميات الموضحة في برنامجك. في هذا الدليل من وازن نوضح لك كيفية جعل هذه العملية أسهل وأكثر بساطة دون الكثير من العناء. كما يتيح لك برنامج وازن إمكانية متابعة مخازنك من مكانك.

 

ما هو الجرد السنوي للمخازن وكيفية القيام به بأبسط الطرق؟

يعد جرد المخزون السنوي أسلوبًا منظمًا لحساب مخزون الشركة حيث يستخدم الموظفون طريقة محددة مسبقًا لحساب البضائع. تقوم الشركات بجدولة جرد للمخزون في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير. هناك أربعة أنواع من جرد المخزون:

• الجرد اليدوي
• الجرد الإلكتروني
• جرد دوري
• الجرد الكامل للمخزون

تختلف الطرق ولكن اختيار التقنية الصحيحة يمكن أن يشكل الفرق بين البيانات الجيدة والسيئة لشركتك.

الجرد اليدوي مقابل الجرد الدوري

الجرد اليدوي هو إحصاء شامل، وغالبًا ما يكون سنويًا، للمخزون الموجود لدى الشركة. أما الجرد الدوري فطريقة أكثر منهجية لحساب أجزاء من المخزون. تقوم الشركات أحيانًا بإجراء الجرد الدوري بشكل يومي، ومن المستحسن إجراء ذلك على الأقل كل ثلاثة أشهر.   لا يتم الجرد اليدوي دائمًا بشكل آلي. ومع ذلك، عادةً ما يتم إجراء الجرد الدوري تلقائيًا. تعمل الأتمتة مثل برنامج وازن على تبسيط عملية المخزون بشكل عام، سواء كانت عملية الجرد الفعلية أو الدورية. إنه يوفر الوقت، ويمنع معظم الأخطاء البشرية، ويتيح الحصول على بيانات مفيدة في الوقت الفعلي. تعد عمليات جرد المخزون الأكثر دقة هي تلك التي تجمع بين عمليات تعداد الدورات اليدوية والأتمتة معًا.   يمكن أيضًا تنفيذ جرد المخزون الدوري وحده. تتكون هذه العملية من تقسيم المهمة إلى عدة خطوات وتوزيعها على فترات زمنية للحد من مخاطر الأخطاء وتصحيحها. تعد دقة الكميات أمرًا ضروريًا لضمان التخطيط والإدارة الفعالين للأعمال. يحل الجرد الدوري محل جرد المخزون السنوي، الذي قد يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ. باستخدام هذه الطريقة، يتم حساب العناصر الأكبر حجمًا أكثر من العناصر الأصغر حجمًا. وهذا يضمن استدامة ودقة البيانات.  

الجرد السنوي اليدوي

تقوم الشركات في العادة بإجراء جرد سنوي قبل إعداد التقارير المالية السنوية. إن إجراء عمليات الجرد مرة واحدة فقط في السنة لا يؤدي دائمًا إلى الحصول على النتائج الأكثر دقة. لذلك تعتمد أفضل ممارسات جرد المخزون على نوع عملك وأهدافك.   تشمل أنواع الشركات التي تجري عمليات جرد سنوية تجار التجزئة والمصنعين وموزعي الجملة والشركات القائمة على التجارة الإلكترونية. يمكنهم إجراء جرد كامل مرة واحدة أو القيام الجرد الدوري. في الجرد الدوري، يقوم الموظفون بإحصاء أقسام المخزون على أساس دوري أو منهجي. حتى لو كان لديك نظام إلكتروني يدير مخزونك مثل وازن، يتفق الخبراء على أنك بحاجة إلى إجراء بعض عمليات الجرد اليدوي على الأقل. ففي جميع الأحوال، لا يمكن للنظام المحوسب أن يحل محل الجرد الفعلي للمخزون. قد لا تزال الشركات التي لديها كميات صغيرة من المخزون ترغب في إجراء عمليات جرد يدوي سنوية.

 

أفضل وأسهل استراتيجية لجرد المخزون السنوي

• الخطوة الأولى هي وضع خطة عمل. يجب عليك اختيار اليوم والوقت الذي يبدأ فيه الجرد السنوي. يجب ألا تكون هناك مبيعات أو تسليمات للبضائع في ذلك الوقت. سوف تحتاج إلى تقسيم عملك إلى مناطق وتعيين موظفيك لهذه المناطق المختلفة. لذلك من الضروري توقع مشاركة عدد كبير نسبيًا من الأشخاص في عملية الجرد من أجل إيقاف نشاط الشركة فقط لمدة لا تقل عن الوقت.
• بعد ذلك، إذا لم يكن لديك برنامج وازن لإدارة المخزون، فيجب عليك إجراء جرد يدوي باستخدام ورقة جرد يجب ترقيمها. يجب على الشخص الذي قام بإحصاء المنطقة أن يحدد هويته على الورقة الموجودة في المساحة المتوفرة.
• بمجرد جرد المناطق، سيأتي موظفون آخرون ويعيدون جرد المنطقة للتأكد من عدم وجود أخطاء في الورقة. يجب على الشخص الذي قام بالفحص التأكد من وضع الأحرف الأولى على الورقة مرة أخرى بمجرد اكتمال الفحص.
• اجمع أوراق الجرد وتحقق مما إذا كانت البيانات الفعلية تتطابق مع البيانات الموجودة في المخزون الخاص بك. قم بإجراء التعديلات إذا لزم الأمر. إذا كان هناك تناقض، فسوف تحتاج إلى إجراء تحليل لتحديد مصدر الخطأ أو البضائع المفقودة.

 

أخطاء يجب تجنبها عند القيام بالجرد السنوي

قد يكون من المغري استخدام أداة مثل Excel لإجراء الجرد السنوي. من الواضح أنه أقل تكلفة من برامج إدارة المخزون. ومع ذلك، فإن هذه الأداة لها حدودها ويمكن أن تضر بالتشغيل السلس لأعمالك. باستخدام Excel، لا يتم تحديث المعلومات في الوقت الفعلي كما هو الحال مع برنامج وازن. ولذلك، قد يكون هناك عدة أشخاص يعملون على الملف في نفس الوقت، مما يزيد من خطر الخطأ البشري الذي أنت في غنى عنه. خطأ صغير يمكن أن يكلفك الكثير من الوقت والمال. على سبيل المثال، إذا كان مخزونك يشير إلى أنه لم يعد لديك منتج معين، فإنك تقدم طلبًا للحصول عليه، ولكن في الواقع تم تقديم الطلب بالفعل من قبل. لذلك، نظرًا لعدم تحديث الملف، فقد أنفقت الميزانية دون داعٍ. كما أن Excel لا يسمح لك بالحصول على سجل للإجراءات المتعلقة بالمواد. وبالتالي يمكن أن يصبح إصدار المخزون قديمًا بسرعة وستفقد الكثير من الوقت لتحديث كل شيء. لذلك أنت بحاجة إلى برنامج وازن لمساعدتك في إجراء جرد سنوي دقيق بسهولة.  

 

كيف يساعدك وازن في تبسيط جرد المخزون السنوي لشركتك؟

يمكن لبرنامج إدارة المخزون من وازن أن يوفر لك الكثير من الوقت ويقلل من مخاطر أخطاء المخزون والجرد البشرية. فيما يلي الخطوات السهلة التي يجب اتخاذها لإكمال جرد المخزون السنوي الخاص بك مع وازن:

• وضع خطة عمل: يجب عليك تحديد يوم ووقت جرد المخزون السنوي الخاص بك. تأكد من عدم وجود مبيعات أو تسليمات منتجات في هذا الوقت حيث لا ينبغي إدخال أي منتجات أو خروجها من المخازن.
• يجب أن يتم وضع علامة على جميع المواد. كما يجب عليك أيضًا تقسيم شركتك إلى أقسام حتى تتمكن من تعيين موظفيك للأقسام التي سيقومون بجردها.
• التحقق من المخزون: من خلال تقرير المخزون السنوي الخاص بنا، يقوم برنامج وازن بإنشاء تقرير عما تم فحصه وما لم يتم فحصه. بهذه الطريقة يكون لديك قائمة بالعناصر التي لم يتم فحصها.
• كل ما عليك فعله هو معرفة ما إذا كانت المعدات معطلة أو مفقودة أو حتى مسروقة وإدخالها في البرنامج. بهذه الطريقة، ستتمكن من إنشاء تقارير سنوية عن فرق المخزون هذا.

يتيح لك وازن الحصول على نظرة عامة على المخزون الخاص بك من سنة إلى أخرى. إن إجراء الجرد هو عملية تتطلب التخطيط والتنظيم الصحيح، وهو ما يوفره لك برنامج وازن بكفاءة. الخبر السار، هو أنه لا مزيد من إجراءات الجرد التي لا نهاية لها، حيث يتيح لك برنامج وازن إجراء الجرد السنوي الإلزامي بكفاءة أكبر. اشترك الآن في وازن وتمتع بإمكانيات ومزايا كثيرة تجعل إدارة مخازنك أبسط وأسهل من أي وقت مضى.  

 

قد يهمك أيضًا:

• أهمية قيود الاهلاك في تحليل الأداء المالي واتخاذ القرارات الاستثمارية
• أهمية جرد المخزون في الشركات وكيف يساعد في تحسين الأداء المالي؟
• فوائد تحويل العمليات المحاسبية إلى برنامج حسابات لجميع الخدمات

لمعرفة المزيد من التفاصيل:

• الأسعار

• خدماتنا

• الأسئلة الشائعة