تتضمن ادارة المشتريات شراء السلع والخدمات بكفاءة للحد من التكاليف وزيادة الأرباح. غالبًا ما يعمل مدير المشتريات مع البائعين ويحاول موائمة تسليم المواد الأساسية مع احتياجات الإنتاج. إذا كنت تفهم إدارة المشتريات بشكل جيد كمدير للشركة، فيمكنك المساعدة في تحسين إنتاج الموظفين والقضاء على الهدر وتلبية طلب المستهلكين. في هذا الدليل من وازم نناقش ما هي إدارة المشتريات، وسبب أهميتها في الشركات الصغيرة والكبيرة، وأنواع دورات الشراء وأفضل ممارسات إدارة المشتريات، وكيف يساعدك وازن في إدارة مشترياتك.

 

ما هي ادارة المشتريات وما سبب أهميتها في الشركات الكبيرة والصغيرة؟

إدارة المشتريات هي إدارة عملية شراء المواد اللازمة للعمليات التجارية وإنتاج المنتجات. يمكن لعمليات إدارة المشتريات الفعالة أن تساعد الشركات على تقليل التكاليف مع تعظيم الأرباح وزيادتها. تتضمن إدارة المشتريات غالبًا تقييم المخزون وتتبع سعة التخزين وحل مشكلات التوزيع. كما تتضمن تقييم مكونات سلسلة التوريد والعمل على تحديد أفضل سعر للمواد المطلوبة.   في كثير من الأحيان، يعمل مدير المشتريات مع البائعين الخارجيين الذين يقدمون الإمدادات أو المواد للشركة. قد يقوم المدير أيضًا بإدارة العلاقات مع شركات الشحن التي تقوم بتسليم المواد. في هذا الدور، قد يتفاوض المدير على العقود ويقيّم أداء البائعين. أما فيما يتعلق بأهمية ادارة المشتريات للشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء، فهي كالتالي:

تحسين المساحة

يمكن لإدارة المشتريات أن تساعد الشركة على استخدام مساحتها بشكل صحيح. على سبيل المثال، إذا اشترت الشركة كمية كبيرة جدًا من المواد الخام في الوقت الخطأ، فقد ينتهي الأمر ببقاء المادة في المخزن حتى الحاجة إليها. ويكلف التخزين أموال الشركة ويؤدي إلى إهدار المساحة. إذا كانت الشركة أكثر كفاءة في توقيت عمليات الشراء، فستحتاج الشركة إلى مساحة أقل أو يمكن أن تستخدم مساحتها لشيء آخر غير التخزين. وهذا فقط يمكن أن يحدث عند إدارة المشتريات بشكل صحيح.

الإنتاج في الوقت المناسب

يشير تدفق الإنتاج في الوقت المناسب إلى فلسفة إدارة المشتريات التي تسعى إلى موائمة والتنسيق بين الإنتاج وطلب المستهلك. تسعى هذه الفلسفة إلى القضاء على الإفراط في الإنتاج وتسليم البضائع للعملاء في الوقت المناسب لتلبية طلباتهم في الوقت المناسب. إنها تلغي احتمالية إهدار المواد أو الحاجة إلى التخزين. يمكن أن تلعب إدارة المشتريات دورًا مركزيًا أيضًا في تنفيذ الإنتاج في الوقت المناسب، حيث يجب أن يتماشى وصول المواد الخام مع إنتاج المنتجات وتسليمها للمستهلكين.

ادارة المشتريات تعمل على زيادة الإنتاج إلى الحد الأقصى

يمكن لإدارة المشتريات السليمة أن تسمح للشركة بزيادة الإنتاج إلى الحد الأقصى من خلال ضمان حصول الموظفين على المواد التي يحتاجون إليها في الوقت المناسب وبالكمية المناسبة تمامًا. إذا طلبت الشركة كمية كبيرة جدًا من المواد، فسيتم تخزين المواد أو إهدارها. كذلك إذا طلبت الشركة كمية قليلة جدًا من المواد، فقد يؤثر ذلك سلبًا على الإنتاج، حيث قد لا يكون لدى الموظفين ما يكفي من المواد لإكمال مهامهم.

زيادة الأرباح

يمكن أن تؤدي عملية إدارة المشتريات الفعالة إلى زيادة الأرباح. إذا تم تنفيذها بشكل صحيح، يمكن أن تساعد إدارة المشتريات في زيادة الإنتاجية وخفض تكلفة الوحدة وزيادة هامش ربح المنتج. يمكن لإدارة المشتريات أيضًا أن تسمح للشركة بتجنب إهدار المواد الخام أو تكبد تكاليف تخزين لا داعي لها.

التحكم في التكاليف

يمكن أن تساعد الإدارة الناجحة للمشتريات في التحكم في التكاليف بطرق مختلفة. على سبيل المثال، تتضمن إدارة المشتريات فهم سلسلة التوريد وتقلبات سوق المواد الخام. تتضمن إدارة المشتريات السليمة البحث عن أفضل سعر ممكن للمواد الخام. وتشمل تدابير التحكم في التكاليف الأخرى تقليل أوجه القصور والقضاء عليها، مثل تكاليف التخزين.

 

ما هي أفضل ممارسات إدارة المشتريات الفعالة؟

فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكن أن تساعدك في أن تصبح مديرًا فعالًا للمشتريات:

تطوير استراتيجية فعالة للشراء

تعني استراتيجية الشراء إنشاء خطة لتلبية احتياجات شركتك. على سبيل المثال، يمكنك اختيار مجموعة من الموردين الإقليميين لإدارة احتياجات الشركة المتكررة من السلع أو الخدمات. هذه الاستراتيجية توفر الموثوقية والمرونة والجودة الجيدة والأسعار التنافسية. ومع ذلك، عند توريد المواد اللازمة للتصنيع، فإنك تختار الموردين الوطنيين للوصول إلى سوق أكبر وأسعار أكثر تنافسية.

فهم سلسلة التوريد

يمكن أن يساعدك فهم سلسلة التوريد على إدارة المشتريات بكفاءة. يمكن أن يساعدك في التعرف على الاضطرابات وكيفية تأثيرها على العرض الخاص بك. على سبيل المثال، قد يعتمد البائعون لديك على مورديهم. يمكن أن يؤدي التعطيل إلى إحداث تأثير متدرج يؤثر في النهاية على شركتك. لنفترض أن أحد البائعين لديك يتلقى مواد من أحد موردي منطقة محددة، ولكن حريق هائل يؤثر على المورد. في هذه الحالة، قد تتمكن من الحصول على إمدادات مؤقتة من مورد يستخدم موردًا من منطقة أخرى غير متأثرة بالانقطاع.

الاستثمار في نظام محاسبي عالي الجودة لإدارة المشتريات (وازن)

يمكن لبرنامج المحاسبة عالي الجودة والكفاءة مثل برنامج وازن أن يساعد في خلق الكفاءات وتبسيط عملية الطلب. باستخدام برنامج وازن يمكنك تنظيم دورة الشراء الخاصة بك وإدارة الطلبات. حتى لو كان لديك مستودعات ومرافق في عدة مواقع، يمكن للنظام أن يسمح للجميع بتقديم طلب. يمكن مراجعة جميع الطلبات ومعالجتها في موقع الإدارة.   يساعدك برنامج وازن أيضًا على إدارة تقدم الطلب وتقييم أداء البائعين. على سبيل المثال، يمكن للنظام تتبع ما إذا كان البائع قد أوفى بالموعد النهائي أو المدة التي استغرقها تنفيذ الطلب بعد المعالجة. كما يمكن للنظام التخلص من السجلات الورقية إلى حد كبير وتقليل الوقت الذي يستغرقه الموظفين لتقديم الطلبات.

إدارة المخاطر

يمكن أن تتضمن ادارة المشتريات في كثير من الأحيان إدارة وفهم المخاطر المحتملة. قبل اتخاذ قرار بشأن المورد، من الجيد تقييم المخاطر مقابل المنفعة المحتملة. على سبيل المثال، ربما يقدم لك المورد خصمًا على المواد الخام اللازمة للإنتاج. ومع ذلك، فإن المورد بعيد، ولديك مخاوف بشأن قدرته على التسليم في الوقت المحدد. يمكن أن يؤدي اختيار المورد إلى توفير المال، ولكن إذا وصلت المواد متأخرة، فقد تواجه انقطاعًا مكلفًا في الإنتاج. في بعض الأحيان، يكون من الأفضل أن تتخذ قرارات آمنة بدلاً من اتخاذ قرار يحتمل أن يكون محفوفًا بالمخاطر لتوفير التكاليف.  

 

في النهاية، نأمل أن تجد هذه الاستراتيجيات مفيدة، وأن ترى كيف يمكن لبرامج وازن مساعدتك في تطوير أعمالك وإدارة مشترياتك بكفاءة لا مثيل لها مع إتاحة الوقت لك لضمان حصول عملائك على خدمة رائعة. اشترك الآن واحصل على جميع المزايا الحصرية للبرنامج.  

قد يهمك أيضًا:

• وازن تطبيق محاسبي لمختلف الخدمات
• برنامج محاسبي متوافق مع أنظمة هيئة الزكاة والدخل
• ماهو معنى الايرادات والفرق بين الايرادات والدخل

لمعرفة المزيد من التفاصيل:

• الأسعار

• خدماتنا

• الأسئلة الشائعة